גוגל כשרת אימייל – שימוש ב Google Apps

כל אדם המשתמש בשירותי מייל למעשה מחזיק חשבון בשרת כלשהו בעולם המשמש כנקודת איסוף ומשלוח למיילים הנשלחים אליו ומתקבלים ממנו. מאחר ומייל הינו שירות שאינו מיידי (כלומר, ברגע ששלחתי מייל הנמען אינו בהכרח נמצא און ליין כדי לקבל אותו, ואפילו אין תכנת המייל שלו פעילה בהכרח) יש צורך בנקודת איסוף שתחזיק את המיילים שלנו עד שתכנת המייל שלנו תוריד אותם למחשב שלנו וכן שהנמענים למיילים ששלחנו יורידו את המיילים למחשב שלהם.
נקודת האיסוף היא שרת מתווך הנקרא "שרת מייל"  שכל ייעודו הוא טיפול במיילים נכנסים ויוצאים.
באופן מסורתי חברה או אדם שבחרו שרת אירוח לאתר שלהם היו כבולים לשרתי המייל של אותה חברה ומערכת ניהולהמיילים היתה תלויה לחלוטין בחברה המארחת.
ניהול המיילים בחברה המארחת מסופק כשירות לבעלי אתרים לעיתים בתשלום ולעיתים כחלק מהסכם האירוח.
מאחר והודעות מייל מכילות בתוכן לעיתים קבצים בעלי נפח גבוה, אחסנת תוכן ההודעות לעיתים באה על חשבון נפח הדיסק המוקצה לאתר עצמו. (שכן מדובר בחבילת אירוח אחת.)

כמו כן, ברגע שלקוח של חברת אירוח מבקש להתנתק מהאירוח בחברה ולעבור לחברה אחרת נוצר בדרך כלל פער של כמה ימים עד שמערכת האימייל שלו חוזרת לתפקוד רגיל בשל השינוי בכתובת השרת. כמובן שלעיתים במצבים אלו חלק מהמיילים הולכים לאיבוד.

עם הקמתו של שירות גוגל אפס Goole Apps (השם בא מקיצור שמו של מערך היישומים הרחב שגוגל פיתחה הנקרא Google Applications) סיפקה גוגל בין השאר, שירות ניהול מייל בחינם (עד 50 תיבות מייל) שבשונה משירותי מייל חינם אחרים, כמו Gmail או Hotmail  שומר על הכתובת המקורית של המשתמש ולא מאלץ אותו להשתמש בכתובת כללית. לדוגמה בשירותי ג'ימייל הרגילים תהיה הכתובת שלי [email protected]  בעוד שבשירות החדש הכתובות שלי היא [email protected] למרות ששרת המייל שלנו הוא גוגל ולא חברת האירוח שבה האתר שלנו מאוחסן (במקרה שלנו האתר מתארח על שרת המנוהל על ידינו).
היכולת של גוגל לספק שירות זה מותנית בהפניית כל מייל יוצא או נכנס לשרת המייל של גוגל למרות שהסיומת אינה של גוגל.

כיצד נעשה הדבר?

(התיאור הבא הוא תיאור מפושט מאוד למען הקוראים הלא מעודכנים.)
ברחבי העולם קיימת רשת של שרתים המחזיקים רשימות של כל שם אתר.  שרתים אלו נקראים שרתי  DNS –  Domain Name Server
רשימות אלו מתעדכנות באופן אוטומטי ותדיר כך שבנוהל תקין ברגע שאתר אינטרנט עולה לאויר או משנה חברת אירוח הכתובת של השרת המארח החדש נכתבת לרשימות אלו.

כאשר אנו פותחים את הדפדפן שלנו וכותבים כתובת של אתר מסוים (או בוחרים מההיסטוריה או מרשימת המועדפים שלנו וכו') מתרחש התהליך הבא:
1. המחשב שלנו שולח את הכתובת הטקסטואלית שכתבנו לשרת המחזיק את הרשימות המוזכרות לעיל.
2. השרת מתרגם את הטקסט לקוד בן 16 ספרות הנקרא IP בפורמאט XXX.XXX.XXX.XXX
3. השרת בודק באיזה אתר מתארח האתר שאליו ברצוננו לפנות לפי הרשימות שלו.
4. השרת פונה לשרת האירוח של האתר שאליו אנו רוצים לפנות ומבקש ממנו להעביר את התוכן שביקשנו למחשב שלנו.

אותו תהליך מתבצע בעת שליחת וקבלת מייל, אם כי במספר שינויים:
1. כאשר את/ה שולח/ת מייל, ההודעה יוצאת מתכנת המייל (אאוטלוק, אאוטלוק אקספרס או כל תכנה אחרת) ופונה לשרת המייל שלך (שרת המייל ידוע לתכנה שלך דרך ההגדרות במחשב).
1. השרת בודק בשרתי ה DNS  מי הוא שרת המייל (בשונה משרת אירוח האתר למרות שיתכן ומדובר באותו שרת) המחזיק את הכתובת המופיעה במייל.
2. אחרי זיהוי שרת המייל של הנמען הוא מעביר אליו את הודעות המייל.
3. שרת המייל של הנמען מחזיק אצלו את הודעת המייל
4. הנמען מבצע בדיקת מייל (ידנית או אוטומטית) בתכנת המייל שלו
5. תכנת המייל פונה לשרת המייל שלו (הידועה לו דרך ההגדרות במחשב או פונה בעצמו לשרת DNS) ומבקשת את כל המיילים החדשים
6. שרת המייל מעביר לתכנת המייל של הנמען את ההודעות החדשות

מעיון בתהליך המתואר ברור כי שרתי האתר ושרתי המייל שלך לא חייבים להיות אותה יישות.
בביצוע העברת המיילים שלך לגוגל אנו מבצעים בדיוק פעולה זו של הפרדת שרת האתר שלך משרת המייל שלך.

בשרתי ה DNS  (השרתים המחזיקים את הרשימות לעיל) אנו מגדירים את שרת המייל של גוגל כשרת המייל שלך ולא משנים את כתובת השרת המחזיק את האתר שלך.

באופן זה, מעתה המיילים שתשלח/י או תקבל/י יעברו דרך שרת המייל של גוגל ואילו האתר שלך ימשיך להתארח בחברת האירוח שעמה יש לך הסכם אירוח לאתר.

ראו בתמונות למטה הצגה גראפית של ההבדל בין שני המצבים.

יתרונות השימוש בשירות גוגל הינם :

1. עד 7 GB נפח דיסק למשתמש – נפח הגדול עשרות מונים מהנפח המוצע בדרך כלל
2. אי תלות בספק האירוח – יצירת שרת מייל עצמאי ובלתי תלוי בספק האירוח שלכם הוא יתרון גדול שכן בעת העברת האתר ממארח למארח שירותי המייל שלכם אינם נפגעים ואינם מושהים
3. שימוש בשירותים רבי העצמה של גוגל – בעת הקמת חשבון השרת שלכם אתם יכולים לעשות שימוש בשירותים רבים וטובים של גוגל כמו ניהול מסמכים על הרשת, ניהול לוח שנה ואירועים הניתן לשיתוף ואחרים.
4. עד 50 חשבונות מייל חינם – חשבון מייל ה��א למעשה הקצאת תיבת מייל נפרדת למשתמשים שונים. לדוגמא, [email protected], [email protected]  ו [email protected] הם שלושה חשבונות מייל נפרדים המשרתים שלושה אנשים בחברת אתרים ת.ר.
5. גישה למייל מכל מקום כולל מטלפונים ניידים – מאחר והשירותים של גוגל הם שירותי רשת ולא שירותי מחשב שולחני, כל הפעילות מתבצעת דרך הדפדפן שלכם. המשמעות היא שבכל מכשיר היכול להתחבר לאינטרנט ניתן לעבוד עם שירותים אלו כולל ניהול מסמכים ולוח שנה. אין זה עומד בסתירה לכך שתוכלו עדיין להשתמש בתכנת המייל השולחנית שלכם. ראו בסעיף הבא.
6. ניהול חשבונות המייל שלכם דרך אאוטלוק  – ראו מדריך הגדרות לאאוטלוק בכתובת http://www.atarimtr.co.il/tabid/67/…fault.aspx המסביר כיצד ניתן להמשיך להשתמש בתכנת אאוטלוק בדיוק כפי שהשתמשתם עד כה.

תצורת מצב בו שרת אירוח האתר שלך מחזיק גם את ניהול המיילים שלך:

 

תצורת מצב בו יש הפרדה בין שרת אירוח האתר שלך ושרת ניהול המיילים שלך

הלקוחות שמעבר למסך – שילוב האתר בתהליכי העבודה

לכולם יש אתר אינטרנט, אז??

אם נשאל למה צריך אתר אינטרנט אנחנו עשויים להתקל במבט תמה כתשובה. ברור שצריך. צריך הרי למכור! מה למכור? למכור כל דבר: את המוצרים של החברה שלנו, אם אנחנו חברה המייצרת מוצרים, או את השירותים שלנו – אם אנחנו חברה שעוסקת בשירותים או קהילה שבה חברים הנהנים משירותי הועד, או שרוצים למכור להם חוגים. למכור את התועלות שלנו, אם אנחנו עמותה שמטרותיה תועלות חברתיות, למכור את העצומות שאנחנו רוצים שיחתמו עליהן, למכור למכור למכור.

ובאמת, לכולם יש אתר אינטרנט – ומי שאין לו, מרגיש אולי קצת אשם, ואוטוטו יהיה לו אתר, כי הרי חייב להיות לו.

התרגלנו, כולנו, לחפש כל שירות ומוצר באינטרנט, והיינו רוצים להיות יכולים לבצע מקסימום פעולות בתנאי הנוחיות שהרשת מספקת לנו: לטפל בחשבון הבנק שלנו, לחדש את רשיון הנהיגה, לברר אם יש לנו נקודות ברישיון (הטופס של משרד התחבורה לא עובד!), להזמין כרטיסים לסרט (ולשלם עמלה…) – בכל שעה, מכל מקום, במחשב הנייד או דרך הטלפון – אתרי האינטרנט הם מקום שבו אנחנו מנהלים חלק נכבד מחיינו, ונוח לנו ככה מאד.

מי משקיע בשירותים באינטרנט?

הציפיה שלנו לקבלת שירותים באמצעות האינטרנט היא קודם כל מהגופים המוסדיים, הגדולים. אין בנק שיכול להרשות לעצמו לא לספק שירותים באתר. משרדי ממשלה משתפרים והולכים. חברות הביטוח משקיעות הון עתק בשכלול אמצעי האינטרנט עבור הלקוחות – הן הסוכנים, והן לקוחות הקצה.

הגורמים הללו משקיעים כסף גדול, והם יודעים למה – הכסף הזה מניב מכירות (אמרנו שכולם רוצים למכור…) ושומר על לקוחות קיימים, שמעדיפים לקבל את השירותים שלהם ברשת, כאמור.

אבל ההוצאה הכספית הזו גם מייעלת, ולכן חוסכת. לא נחדש דבר כשנגיד שפעולות רבות שדרשו בעבר זמן אדם מתבצעות היום על ידי מערכות ממוחשבות. עד לפני כמה שנים – המערכות הממוחשבות שבתוך הארגונים. היום – גם המערכות הממוחשבות שבין ארגון אחד לאחר, והמערכות הממוחשבות שבין הארגונים ובין הלקוחות.

אפשר להתחיל בקטן

מערכות המחשוב בחברות הגדולות ובמוסדות הן מערכות ענק – כמות תהליכי העבודה, המורכבות שלהם, רמות האבטחה הנדרשות, כל אלה מכתיבים, אכן, השקעה כספית ניכרת (ובכל זאת זה כדאי להם!). בחברות קטנות יותר, בעמותות ובקהילות, מערכות המחשוב הן לרוב פשוטות יותר. אפילו הרבה יותר פשוטות.

בחלק מהמקרים, טופס או כמה טפסים המעבירים את המידע מהלקוחות פנימה, לאנשים המטפלים במידע, יכולים לסייע בתהליך המכירה ובתהליכים תפעוליים מול לקוחות קיימים. תוכלו לקרוא עוד על שימוש בטפסים במאמר טפסים באתר במדור קו פתוח ללקוח.(המאמר יפתח בחלון נפרד כדי שתוכלו להמשיך לקרוא כאן).

במקרים אחרים, קיימים בארגון או בקהילה תהליכי עבודה מורכבים יותר, שהארגון בוחר לנהל באמצעות כלי מחשוב. כלי המחשוב האלה יכולים להיות כאלו שהארגון פיתח לעצמו, או מערכות שהארגון רכש – כמו מערכות ERP ,CRM או מערכות לניהול שירות לקוחות.

לא נכנס כאן לסיבות (פעמים רבות טובות) להטמעה של מערכות כאלה. אתרים ת.ר. לא עוסקת במכירה או בהטמעה שלהן (אם כי לחלקנו היסטוריה של עיסוק במערכות המנהלות תהליכים ארגוניים, ויש לנו חברים… אתם מוזמנים ליצור קשר אם תרצו לדבר על זה, ואולי נוכל להמליץ לכם על גורם מוכר, מומלץ ומתאים לצורך שלכם ).

לצורך המאמר הנוכחי, אנחנו מניחים שיש לכם כבר מערכת פנימית כלשהי.

אם אתם קהילה, למשל קיבוץ או מושב, יש לכם אולי מערכת שמנהלת את תשלומי התושבים או את ההרשמה לחוגים.אם אתם חברה, זו יכולה להיות המערכת  שמנהלת את הלקוחות שלכם או את ההזדמנויות והלידים, או המערכת שמנהלת את קיראות השירות של הלקוחות הקיימים, שרכשו מוצרים או שירותים, או אפילו המערכת שמנהלת את תהליך העבודה בפועל – והדוגמא של חברת גליל מערבי, שנתאר בהמשך, היא בדיוק כזו.

הלקוחות שמעבר למסך

בקצה תהליך העבודה יושבים הלקוחות – מקבלי השירותים. בדרך קסם צריכות להגיע הפניות שלהם פנימה – לתוך מערכות הניהול שלכם. מישהו עונה לשאלות שלהם בטלפון. מישהו נכנס למערכות המידע, בודק את סטטוס העבודה מול הלקוח, ומספק ממידע על הסטטוס הזה ללקוח שמתקשר. העבודה הזאת נעשית ממילא.

אם יש לכם אתר אינטרנט, עוד דבר קורה ממילא –  האתר שלכם משמש להעברת מידע. אתם מציגים בו מידע על המוצרים  ומידע על החברה עצמה. אבל כמה מידע אתם מציגים באתר ללקוח הספציפי? ללקוח הזה, שהתקשר ובקש לבדוק מה קורה איתו עצמו במערכות שלכם? האם אפשר להציג ללקוח הזה את המידע שלגביו הוא שואל?

כמה דברים מאפיינים את המידע הזה, הספציפי ללקוח:

1. הוא נמצא בתוך המערכות שלכם, כלומר – הוא מידע קיים.

2. המידע צריך להיות עדכני ומדוייק. בניגוד למידע על המוצרים או השירותים שלכם אותו אפשר לעדכן אחת לתקופה ומתאים לעדכן ידנית, כאן נדרש עדכון תכוף, אוטומטי.

3. המידע "מסווג" – ברוב המקרים אי אפשר להציג מידע של לקוח אחד ללקוחות אחרים, כלומר, נדרשת מערכת הרשאות מתאימה.

אם נוכל להגיע למצב שבו לקוח נכנס לאתר, תחת זיהוי ספציפי, ומסוגל לצפות במידע הדרוש לו – שיחקנו אותה. אם נוכל? לא היינו כותבים על העניין, אילולא זה היה אפשרי.

חברת גליל מערבי

חברת גליל מערבי מספקת שירותי לוגיסטיקה ללקוחותיה. בין השאר, אחראית החברה לאחסון מכולות יבוא ויצוא וכן אחסון והובלה של מלאי של השייך הללקוחות. לקוחות החברה מעוניינים לדעת מה מצב המלאי של כל אחד מהמוצרים המאוחסנים, ומה מצב המכולות המיועדות להובלה על ידי החברה.

את המידע הזה החליטה החברה לספק ללקוחות באמצעות אתר האינטרנט שלה. כל לקוח, בכל זמן, ומכל מקום, יכול להיכנס לאתר של החברה, להשתמש בשם המשתמש שלו ובסיסמה שניתנה לו, ולצפות בנתוני המלאי וההובלה שלו, מעודכנים לרבע השעה האחרונה, ללא מעורבות של איש שירות וללא השקעת זמן ומאמץ. כל לקוח רואה רק את המידע שלו עצמו – ו"עוור" למידע של הלקוחות האחרים.

"השירות הזה מקל על הלקוחות שלנו, ומקטין מאד את אי הודאות שלהם – האפשרות לדעת מה קורה בכל רגע מגדילה את רמת הבטחון, והיא למעשה שירות חשוב שהחברה מספקת ללקוחות", אומר חנן קופל, מנכ"ל החברה. "בעבר ניהלנו את המידע באמצעות מערכת שפותחה פנימית בחברה, ועם המעבר למערכת ERP מסוג פריוריטי (Priority), שדרגנו את הממשק לאתר האינטרנט. לא יכולנו להרשות לעצמנו פגיעה ברמת השירות המעולה שהלקוחות שלנו רגילים אליה, וברור היה לנו, שצריך להמשיך ולהציג את המידע העדכני לכל לקוח".

פיתוח הממשק החדש עבור החברה נמשך פחות מחודש, ולא היה כרוך בשינויים באתר החברה עצמו. מערכת ההרשאות היא חלק מהפלטפורמה המסופקת ללקוחות ממילא, כך שהתשתית להצגת מידע מאובטח ללקוחות קיימת. וכשתהליך העבודה מנוהל – גם המידע עצמו קיים.

שירות קריטי ללקוחות

חיבור המערכות הקיימות בארגון לאתר האינטרנט הוא אם כן לא בשמים – הוא אפשרי ונגיש. היכולת להעביר ללקוחות מידע "אישי" שהם זקוקים לו, ושהחברה נדרשת לספק אותו ממילא, היא לא רק שירות קריטי ללקוח, המעלה את ערך השירות של החברה עבורו, אלא גם גורם החוסך זמן וכסף לחברה.

ממשק מידע כזה אפשרי ממערכות שונות, ויעיל לתהליכים שונים. הוא מגשר בין הלקוח, היושב ספון במשרד או בבית, ובין מערך המחשוב של החברה, שאותו לא ניתן, ולעתים קרובות עדיף שלא – לחשוף ללקוח בצורה ישירה.

המידע האישי הופך את האתר לאבן שואבת ללקוחות, המקבלים באתר ערך מוסף ברמה גבוהה, ומתיחסים אליו כאל מקור מועיל, ולא רק כאל מקום שבו מנסה החברה למכור להם שירותים ומוצרים נוספים. בצורה כזו, כניסת הלקוחות לאתר חיונית עבורם בנקודות שונות בזמן, וכמובן מאפשרת לחברה לעשות באתר גם שימושים נוספים, שגרתיים יותר, כמו שמירה על קשר עם הלקוח, והצגת מידע בדחיפה.

השירותים האפשריים באמצעות ממשק המידע אינם מוגבלים רק ללקוחות הקצה, ומאפשרים "סגירת מעגל" בתהליכים הארגוניים גם מול גורמים רבים נוספים אתם עומדת החברה בקשר – ספקים, מפיצים, שותפים ועוד.

אנחנו מזמינים אתכם לפנות אלינו כדי לברר מהם התהליכים הארגוניים הקיימים בארגון, בקהילה ובחברה שלכם, שאותם אפשר למכן בצורה כזו – כדי לשלב את אתר האינטרנט שלכם בתהליכים ובמערכת המחשוב. אל תהססו לפנות, סביר להניח שגם אצלכם – השילוב הזה הוא לא בשמים.

מה מחפשים לקוחות קבועים?

בואו נתחיל במה שהלקוחות הקבועים לא מחפשים. הם כבר לקוחות שלכם? אתם פותרים להם צורך? הם לא מחפשים מענה לצורך הספציפי הזה. לדוגמא, אם אתם מספקים שירותי כביסה, והלקוח הוא "קבוע" אצלכם, הוא לא מחפש עכשיו מי יכבס עבורו. את זה כבר יש לו, והפתעה! המישהו הזה הוא ממש אתם.

לכן, קידום האתר שלכם על המילה כביסה לא ישמח את הלקוחות הקבועים ולא יעזור להם בשום דרך.

ובכל זאת, הלקוח הזה, שמכבס אצלכם, רוצה אולי גם לגהץ. אז אולי הפתרון הוא לקדם את האתר על המילה גיהוץ במנועי החיפוש? בזזזזזזזז. טעות. אם הלקוח הקבוע שלכם הולך למנוע החיפוש כדי למצוא מי יגהץ עבורו, אתם שווים מבחינתו באזור הגיהוץ לכל ספק אחר. הפסדתם את היתרון האדיר שיש לכם מול הלקוח הקבוע!

אם, לעומת זאת, ניתן ללקוח הקבוע ערך קבוע באתר, הוא יכנס פעם אחר פעם, וכשיחליט לחפש גיהוץ, הוא כבר בפנים – באתר שלכם. לחיצה קטנה, ואתם מוסיפים שירות נוסף לרשימת השירותים הקיימים מול הלקוח הזה.

ערך קבוע ללקוח של מכבסה יכול להיות הסברים על כביסה ותועלתה, טיפים שונים וראיונות עם אודטה. כל אלה חשובים אבל לא מייצרים הבדל מהותי בין הלקוח הקבוע ובין לקוחות אחרים. ללקוח לא נוצרת תחושת קשר ייחודית, ואנחנו צריכים לסמוך על זה שטיפים באמת מעניינים אותו. לפעמים זה נכון. אם אתם כאן, אתם כנראה קוראים בלוג שלנו. אנחנו מספקים לכם מידע זהה כאן – בין אם אתם לקוחות שלנו, ובין אם אתם מתעניינים אחרים.

מילת הקוד כאן היא פרסונליזציה. התאמה של התכנים באופן אישי ככל שניתן. תחושה של הלקוח שאנחנו מדברים ישירות אליו, קולעים בדיוק למה שמעסיק אותו, חוסכים לו זמן ומאמץ, משרתים אותו אישית – גם אם על האינטרנט.

אבל הקשר החזק ביותר הוא כאשר אתם מציגים ללקוח מידע אישי, ספציפי, שמתאים לו ורק לו.

ידיעונים (ניוזלטרז) קבועים יודעים לעשות פרסונליזציה וליצור תחושה של קשר – נדבר על זה. אבל ידיעונים תלויים במועדים שאתם קובעים – אתם הצד האקטיבי ששולח אותם – וזה יתרון, אבל גם חסרון.

שוב נניח שאתם מכבסה. אתם רוצים להודיע ללקוח מתי מוכנים הבגדים שנתן לכביסה. אהה, אפשר לשלוח אליו אימייל.  אבל אז הלקוח בחוסר ודאות עד שהאימייל נשלח. אולי האימייל פשוט לא הגיע? אולי הבגדים שלי מחכים ומתגעגעים ואני לא בא?לא מספיק טוב.

אפשר ללכת מהכוון האחר – בכל שעה ביום, אם יכנס הלקוח לאתר, יוכל לראות אם הבגדים שלו כבר מוכנים. עכשיו השליטה בידיים שלו – כל פעם שהוא תוהה אם הבגדים מוכנים, הוא יכול מייד ועכשיו לבדוק באתר שלכם מה התשובה.

לבדוק באתר שלכם – כלומר, להכנס, להזין את שם המשתמש והסיסמה שלו, ולראות אך ורק את הבגדים שלו – אולי את היסטוריית הכביסות שלו, אולי טיפים שמתאימים לסוגי הכביסה שמאפיינים דווקא אותו, ובודאי, בעדינות, גם תזכורת לשירותים הנוספים שאתם נותנים.

אם הוא נכנס אליכם כי הוא בחר, כי הוא באמת רוצה לקבל מידע – סביר שיהיה הרבה יותר פתוח לחשוב על הגיהוץ שאתם רוצים להציע לו. הוא בדיוק חווה שביעות רצון מרמת השירות שלכם. היתרון שלכם על כל יתר החברות המציעות גהוץ ברור לו לחלוטין. אתם המכבסה שאצלה אפשר לדעת בכל רגע מה המצב! אתכם הוא עובד, על האתר שלכם הוא סומך – איפה זה, ואיפה תוצאות של מנוע חיפוש?

במקרה של עסק שמספק שירותים קצת יותר מורכבים – מדובר במידע על התהליכים שמתרחשים ביניכם ובין הלקוח. למשל, מצב הטיפול בתקלות שעליהן דווח הלקוח – אם אתם חברת תוכנה. אילו תקלות שהוא דווח עליהן אכן הוכרו כבגים. אילו מיועדות להפתר באיזו גירסה.

אפשר לשחק בזה – אתם תגידו סוג של עסק, נחשוב ביחד מה השירות הייעודי, האישי, שהעסק הזה יכול להעניק באמצעות האתר. כי האישי הזה הוא בדיוק מה שהלקוחות הקבועים מחפשים. ובדיוק מה שגם אתם מחפשים, כדי להפוך את הלקוחות שלכם לקבועים.

אתרים שעושים – אתרים עם ערך מוסף

מעבר למובן מאליו

כולם צריכים אתר אינטרנט. זה המובן מאליו. האתר צריך לשרת את תדמית העסק. גם זה ידוע. אבל האם החברה שלכם יכולה להרשות לעצמה להשאר עם אתר שהוא תדמיתי בלבד?

בעבר, הוקמו אתרים – ונשארו כפי שהוקמו. המומחיות שנדרשה כדי לשנות את תכני האתר היתה רבה, והשימוש באינטרנט על ידי הקהל הרחב לא הצדיק את השקעת המאמץ הרבה. אבל זה היה ונגמר. היום הטיפול בתוכן נעשה באמצעות מערכות ניהול תוכן ידידותיות, וכשהתוכן קיים – ניתן לעדכן אותו בקלות באתר, ולהפוך את האתר לעדכני, מעניין, מושך לקריאה, ונגיש למנועי החיפוש.

אנחנו מקווים שגם זה כבר מובן מאליו – אתרים חייבים לאפשר עדכון פשוט וקל.

אז מה בכל זאת הצעד הבא? הצעד הבא הוא אתרים שעושים. אתרים שמלווים פעילות שוטפת, ומהווים זרוע של הארגון אל העולם הרחב, שבו נמצאים הלקוחות הפוטנציאליים שלכם, המשקיעים, הלקוחות הקבועים, הספקים, המפיצים ואחרים.

כדי להגדיל את העסק אתם ודאי משקיעים מאמצים גדולים בקשר עם כל אלה. את המאמצים האלה אפשר לייעל. אפשר לקדם. אפשר לעשות שימוש חכם באתר, ולהגיע היישר למשרד הלקוח או לביתו, באופן קבוע.

ערך מוסף משמעותי

כדי להפוך את האתר לאבן שואבת לקהל הרחב, נדרש הרבה יותר מקידום של האתר. הקידום חשוב, ואתם מוזמנים לקרוא עליו עוד כאן. אבל צריך לטפל בעוד שני נושאים חשובים, גם עבור מי שכבר מצא אתכם בגוגל, גם עבור מי שמגיע אליכם ישירות – ובעיקר עבור מי שכבר מכיר אתכם, ועובד אתכם באופן קבוע:

א. נדרש לטפל בנושא ההמרה – אתר שעושה הוא אתר שגורם ללקוח הפוטנציאלי לנקוט בפעולה. תוכלו לקרוא עוד על נושא ההמרה ועל פעילות לקוח באתר בידיעון שלנו.

ב. נדרש לטפל בנושא הערך המוסף – אתר שעושה מכיל ערך מוסף לקהל היעד שתבחרו, באופן שיגרום להם לשוב אל האתר, ולבחור לעבוד באמצעותו. כדי להביא לזה, צריך להגדיר מה הערך המוסף המשמעותי לקהל היעד. ללקוח הקבוע, למפיץ, לזכיין, לספק.

לבחור לעבוד באמצעות האתר

מתי הלקוח מתקשר אליכם? לאיזה מידע הוא זקוק מכם? מתי מתלבט המפיץ בין מוצרים שלכם ובין מוצרי מתחרים?

אם תבחנו את תהליכי העבודה שלכם, תוכלו לראות שיש נקודות לא מעטות שבהן הלקוח שלכם פונה אליכם טלפונית או במקרה הטוב, באימייל, ונקודות אחרות שבהן הייתם רוצים שיפנה. הייתם רוצים שיקבל מכם מקסימום אינפורמציה לפני שהוא מפנה תשומת לב למתחרים. הייתם רוצים שיקבל מענה לשאלות שונות לפני שהוא מרים את הטלפון.

כדי להגיע למצב הזה, האתר נדרש להיות הרבה מעבר לאתר תדמיתי, ואפילו מעבר לאתר המנהל תוכן. האתר צריך להכיל יכולות – פונקציונליות – שמאפשרת פעולות ומעבירה מידע מבפנים, מתוך החברה, החוצה, אל כל המשתמשים באינטרנט.

אם נצליח להגיע למצב הזה, הלקוח יבחר לעבוד באמצעות האתר. האתר שלכם יהפוך למקום שאליו הוא פונה כשיש לו תהיות ושאלות כלליות, מקצועיות, ושאלות אישיות, שהתשובה עליהן נוגעת אליו ספציפית.

שאלות כמו:

  •  מה קורה עם המלאי שלי? הגיע? נשלח?
  • מה עם הפניה שלי לשירות או תחזוקה? האם היא מטופלת?
  • אילו ארועים/הדרכות אתם מקיימים בתקופה הקרובה? האם ניתן להרשם? איך?
  • אילו מוצרים שלכם נגישים כרגע? מה המחירים? מה ההנחה שלי?
  • איך משתמשים במוצר? איך מטפלים בו?

ועשרות שאלות נוספות שרלבנטיות לתהליכי העבודה בארגון שלכם – כולן יכולות לקבל מענה אינטרנטי, ולחסוך טיפול אישי – בכל לקוח בנפרד. המידע האישי נחשף לכל לקוח על פי ההרשאות שלו – כלומר, לקוח איננו יכול לצפות בפרטים של לקוח אחר. כמו שאתם ודאי מבינים, צורת עבודה כזו מייעלת מאד את תהליכי העבודה, וחוסכת זמן וכסף, אבל היא מייצרת תועלת נוספת חשובה: היא מייצרת לקוח שבע רצון.

שביעות הרצון של הלקוח

שביעות הרצון של הלקוח חשובה לכולנו. אנחנו יודעים, כי אמרו לנו וכי זו החוויה האישית של כל מי מאיתנו שנדרש למכור ללקוחות, שהרבה יותר קל למכור ללקוח קיים שלנו מאשר ללקוח חדש. כדי להפוך את הלקוח ללקוח חוזר, אנחנו רוצים להשיג שביעות רצון שלו. תחושה שהשירות שהוא קיבל מצויין, וקשר – תחושה של קשר עם החברה שלנו, שתגרום לו להאמין שאנחנו הפתרון הכי מוצלח בשבילו.

מידע אישי שהלקוח יכול לקבל – מידע שנוגע ישירות אליו, הוא דרך מצויינת להשגת שביעות רצון כזו. אין צורך לקלוע לשעות השירות שלכם כדי לדעת מה שלום קריאת השירות. אין צורך לחכות בטלפון למענה כדי לדעת מה שלום המשלוח או המלאי. האתר שלכם זמין לו בכל עת, בלילה וביום, והופך את השירות שלכם לנגיש יותר, אישי ופשוט לשימוש – כך שהלקוח מרגיש שמטפלים בו כל הזמן. וזה, כידוע, אחד הפקטורים המשפיעים ביותר על תחושת שביעות הרצון.

אבל במתן המידע האישי אנחנו משיגים תועלות נוספות להגדלת העסק, שהראשונה והחשובה שבהן היא היכולת שלנו לחשוף לעיני הלקוח מידע נוסף שחשוב לנו להביא אליו. כלומר – אם אתר האינטרנט שלנו מספק ערך מוסף ללקוח, אנחנו, כחברה, מקבלים ערך מוסף עצום! אנחנו זוכים להעביר אל הלקוח מידע שברגיל היינו צריכים לעבוד מאד קשה כדי להעביר אותו אליו: מוצרים חדשים, מבצעים, יכולות שלנו, אפשרויות שונות לרכישה נוספת וחוזרת של הלקוח מאיתנו.

ערך מוסף עצום לחברה

רק חשבו כמה מאמץ מושקע בדרך כלל בהבאת עסקאות חוזרות כאלה, כמה מאמץ מושקע בהעברת מידע לצורך קידום של עסקאות חוזרות אל הלקוחות הקיימים שלכם – ותוכלו להבין מה הערך הכספי של היכולת הזאת עבורכם.

עד כאן סקרנו שתי תועלות עקריות וחשובות של אתר שעושה:

  • ייעול של תהליכי הטיפול בלקוחות (או הספקים, או המפיצים וכולי)
  • חשיפה מבוקרת של מידע ללקוחות הקבועים – כולל מידע על אפשרויות והזדמנויות לעסקאות חוזרות

וכמובן, קיימות תועלות נוספות:

אם האתר שלנו הוא מקום קבוע לביקורים של לקוח – הלקוח "נקשר" אלינו. הוא מרגיש שייך אלינו. ה"דביקות" הזו היא הרבה מעבר לשביעות רצון – היא כלי חשוב להמשך העבודה ולהצלחות חוזרות.

הלקוח מרגיש שייך לא רק לחברה אלא לקבוצת "הלקוחות של החברה" – כל אלה שיש להם הזכות המיוחדת להכנס ולצפות במידע. הוא מקבל מכם שם משתמש וסיסמה, והופך חלק אינטגרלי מסוג של "מועדון נבחר". רק חשבו על הערך הכספי של "מועדון" כזה.

אנחנו משיגים תנועה לאתר (ראו סעיף קידום…)

צאו וחשבו את הערך הכספי של כל התועלות האלה עבורכם. האם אתם יכולים להרשות לעצמכם לוותר על יכולות כאלה?

אז מה צריך לעשות

כדי להפוך אתר ל"אתר שעושה" צריך לזהות, קודם כל, את נקודות הערך המוסף האפשרי לקהל היעד החשוב ביותר עבורכם: לקוחות קיימים, ספקים, מפיצים וכולי. בתהליך הזיהוי מגלים מהן השאלות של קהל היעד הזה, שאנחנו נותנים עליהן מענה באופן קבוע. מה יגרום להם למוטיבציה החזקה ביותר להכנס באופן קבוע לאתר.

כדאי לחשוב על שאלות כמה שיותר אישיות, ספציפיות ללקוח. כאלה שדורשות מהלקוח מאמץ לקבל עליהן תשובה. גם אם מנגנון השירות שלכם מעולה – עבור הלקוח, ההמתנה למידע על סטטוס הטיפול בו היא מאמץ. הרמת הטלפון וחיוג אליכם – מאמץ גדול. איפה אתם יכולים לחסוך ללקוח מאמץ כזה?

אחר כך צריך לאפיין את המענה המיטבי ולבחון את המידע הנוסף שהיינו רוצים להציג ללקוח.

ואז – כמובן – ליישם. היישום כולל דרישות תשתית, כמו מערכת הרשאות גמישה ופשוטה לשימוש, לעתים נדרשות יכולות פיתוח על גבי התשתית – כדי להתחבר למערכות קיימות בארגון שלכם (ERP, CRM, מערכת לניהול השירות וכולי). לעתים ניתן לממש את היכולת במלואה באתר עצמו (שירות ותחזוקה יכולים להיות דוגמה טובה לכך).  לעתים אנחנו יכולים לספק ללקוח מידע שחשוב לו באופן קבוע (ידיעון או ניוזלטר), ובכך ליצר את הקשר.

כלומר, השלב הראשון הנדרש הוא לענות על – מה רוצים לעשות, וזה תהליך האפיון. אם אתם רשומים לידיעון שלנו, אתם מוזמנים לקרוא עוד על אפיון, מה הוא דורש ואיך עושים אותו כאן. ויותר מזה, אתם מוזמנים להרשם לידיעון שלנו. סגרנו זמנית את ההרשמה – והיא תפתח שוב בעוד שבוע. שבוע זה דקות…

עוד על קידום האתר – SEO שלכם: כלים ומדידה

במאמר הקודם בסידרה  עסקנו בהסבר על אופן פעולת מנועי החיפוש ובראשם גוגל, ונתנו טיפים למנהלי האתרים כיצד לשפר את מיקומם בתוצאות החיפוש (SEO). אם טרם קראתם אותו, אנחנו ממליצים להתחיל ממנו, ולהמשיך במאמר זה – בו נעסוק בפן חשוב אחר של הנושא: כלי המדידה העומדים לרשותנו לבחינת תוצאות השיפורים והמאמצים שלנו לקידום האתר במנועי החיפוש.

כלי מדידה

כאשר אנו מקדמים את האתר שלנו במנועי חיפוש (המונח המקצועי הוא אופטימיזציה למנועי חיפוש או באנגלית SEO Search Engine Optimizaton) נרצה לקבל מושג טוב על השפעת הפעולות שלנו בהקשר לכך. על הקוראים לזכור כי פעולת קידום אתר ברמת המשתמש שאינו מומחה לקידום אתרים הינה בעיקרה תהליך של ניסוי וטעייה. אין הכוונה כאן לכך שהתהליך חייב להיות ארוך ומתיש אלא שבניגוד לחברה המתמחה בקידום אתרים המתחייבת על קידום מילות מפתח שהוגדרו מראש, מנהלי האתר מעוניינים להבין גם מהן מילות המפתח הנכונות לאתר שלהם. מילות המפתח, כזכור, צריכות לענות על שני אלמנטים:

1. כאשר אדם נכנס לגוגל ומבצע חיפוש רלוונטי לתכנים באתר שלנו מה יהיו בדרך כלל המילים שיכתוב לצורך החיפוש

2. מה הם התכנים באתר שלנו שאנו רוצים לקדם

לכאורה, שתי נקודות אלו טריוויאליות, אולם בתהליך הניסוי והטעייה של בחירת המילים המקודמות נגלה לעיתים קרובות כי נכונות לנו הפתעות. נגלה למשל שמונח שחשבנו כי מחפשים בגוגל יתעלמו ממנו הוא דווקא מונח העולה בחיפוש לעיתים קרובות. במקביל, יתכן ונראה כי המיקוד של התכנים שלנו אינו מותאם היטב לאופן החיפוש שמבצעים המחפשים בגוגל. הרחבנו יותר בנושא זה במאמר הקודם ורק נזכיר כאן שוב דוגמא אחת להמחשת העניין. בתיאור שאנו נותנים לתמונה ובטקסט האלטרנטיבי שלה (ALT) המלצנו לכתוב היכן שאפשר "תמונה של…" מאחר והנסיון בניתוח אופן החיפוש של תמונות בגוגל מראה כי רבים מהמחפשים כותבים בשורת החיפוש "תמונה של…" ולאו דווקא את מילת החיפוש לבדה. כמובן שנרצה לדעת על תבניות חיפוש מסוג זה בהקשר לאתר שלנו.

כלים המאפשרים לנו בקרה וניתוח של מילות החיפוש שמהן הגיעו מבקרים לאתר שלנו יחד עם היכולת לראות שינויי מגמה בכמות הכניסות, נקודות הכניסה, ולא פחות חשוב – האם מבקרים שנכנסים לאתר אכן נשארים בו הם, אם כן, הכרח.

לוג האתר

לוג האתר עומד לרשות לקוחותינו לצפיה בפעילות באתר ונמצא בתפריט "ניהול הפורטל – לוג האתר". כלי זה מאפשר צפיה בפעילות מבקרים באתר ונותן מושג בסיסי בלבד על פעילות זו. אנו ממליצים שלא להסתמך על רכיב זה ככלי לניתוח.

עבודה עם גוגל אנליטיקס

הכלי המרכזי שאיתו אנו עובדים בניתוח הכניסות לאתר הוא גוגל אנליטיקס Google Analytics. זהו כלי שפותח על ידי גוגל במטרה לאפשר לבעלי אתרים ניתוח כניסות וכדרכה של גוגל הם יצרו כלי חינמי בעל יכולות יוצאות דופן. עוד דבר שגוגל עשתה במקרה זה כדרכה הוא, שהאופן שבו הכלי מיושם כך שגוגל אוספת "על הדרך" נתונים ממיליוני אתרים בעולם המשתמשים בכלי וצוברת בידיה כוח רב בשל כך. כמובן שהאפשרות שלא לעשות שימוש בכלי זה שמורה לכל אחד אך אנו ממליצים להשתמש בכלי מאחר ותועלתו רבה מאוד.

איך זה עובד?

תהליך איסוף הנתונים על האתר שלך כאשר משתמשים בגוגל אנליטיקס הוא פשוט אך חכם. להלן הסבר קצר ולאחר מכן פירוט הפעולות ודרך השימוש ביכולות גוגל אנליטיקס.

  1. תחילה יש להירשם עם שם משתמש וסיסמא בגוגל אנליטיקס ולציין את פרטי האתר שלך (ללקוחותינו, אנו נשמח לבצע עבורכם את התהליך כולל הפעולות הבאות. פנו אלינו.)
  2. גוגל יבקש מכם לאמת את בעלותכם על האתר על ידי כך שתשימו קובץ עם שם מיוחד לכם באתר
  3. לאחר מכן תקבלו שתיים שלוש שורות קוד ובתוכן מחרוזת עם קוד ייחודי לאתר שלכם
  4. כעת יש להשתיל את המחרוזת באתר כך שהיא תופיע בכל דף באתר, נשמח לעשות את זה עבורכם
  5. מעתה, בכל פעם שמבקר/ת נכנס/ת לדף באתר שלכם, הקוד שהשתלנו שולח לגוגל איתות עם פרטים על הכניסה.
  6. בגוגל, מנתחת המערכת את הפרטים שנאספו וכאשר אתם נכנסים לחשבון שלכם, מציגה אותם בהתאם לסוג הדוח שאתם מבקשים.

    השתלת הקוד כך שיופיע בכל דף באתר שלכם חושפת למעשה את כל נתוני התנועה שלכם לגוגל כפי שציינו קודם. אנו דואגים לכך שלא מדווחות כניסות לדפים על ידי מנהלי האתר, כדי למנוע עוות של הנתונים.

שימוש בגוגל אנליטיקס

לאחר שביצענו את הפעולות של השתלת הקוד והחשיפה לגוגל אנו מוכנים לצפות בדוחות הכניסות לאתר. שימו לב שיש להמתין לפחות מספר ימים עד שנאספים מספיק נתונים מהאתר שלכם כדי לראות דוחות משמעותיים. כמו כן, הנתונים מנותחים בגוגל כל יום בחצות כך שלא תוכלו לראות תוצאות של היום לפני חצות. (על כלי להצגת תוצאות בזמן אמיתי נספר באחד הגיליונות הבאים. על פי רוב, יום אחד אחורה מספיק בהחלט לניתוחים המשפיעים על ניהול האתר)

נעבור לשימוש באתר גוגל אנליטיקס. תחילה יש להיכנס עם שם המשתמש והסיסמא שלכם בגוגל (חשבון בג'ימייל יספיק) לכתובת הבאה: http://www.google.com/analytics/

טיפ: הוסיפו את האתר למועדפים שלכם על מנת שתוכלו להיכנס באליו בכל עת בקלות.

נקיש על הכפתור “Access Analytics” ולאחר מכן נכתוב את שם המשתמש והסיסמא שלנו ונקיש לכניסה.

התמצאות

המסך הראשי מציג לפנינו רשימה של האתרים הנמצאים תחת החשבון שלנו. נתוני האתר שלכם, ושלנו, הם נתונים חסויים, בעיקר אם האתר הוא מסחרי, לכן נעשה כאן, ובכל התמונות בהמשך, שימוש בנתוני אתר דמה.

 

המסך הראשי בגוגל אנליטיקס Google Analytics

נקיש על שם האתר לכניסה לדוחות ונקבל את המסך הבא:

לוח הבקרה

לאחר שהקשנו View Reports יוצג בפנינו לוח הבקרה. מאחר ולוח זה מכיל מידע רב נתבונן בו בשני שלבים.

 

לוח הבקרה בגוגל אנליטיקס Google Analytics

התרשים בחלק העליון מייצג את מספר הביקורים (visits) באתר שלך. ביקור הוא כל כניסה לאתר שלך. כלומר אדם אחד שנכנס לאתר שלך מספר פעמים ביום יגדיל את מספר הביקורים המדווח. עוד נשוב לחלק זה מאוחר יותר אולם יש לשים לב כי התצוגה כאן מתייחסת לתקופה מוגדרת המוצגת בחלק העליון מעל התרשים (אינו מוצג בתמונה). ריחוף עם העכבר על נקודה בתרשים יראה לנו את מספר הביקורים באותה נקודת זמן. למתקדמים: ניתן להשפיע על הנתונים המופיעים בתרשים באמצעות בחירה מתפריט Advanced Segments המופיע בחלקו העליון הימני של המסך. לעת עתה נמשיך בפעולות הבסיסיות.

Site Usage

מתחת לתרשים ניתן לראות סיכום של הסטטיסטיקה תחת הכותרת Site Usage

Visits – סקרנו למעלה. בתרשים בתמונה היו 578 ביקורים בתקופה המוצגת.

Pageviews – מספר הדפים שנצפו באתר בתקופה. צפיה בדף היא כל צפיה של מבקר בדף באתר. כאשר מבקר נכנס לאתר או עובד מדף אחד לדף אחר באתר מונה הצפיה עולה ב 1 בטבלה למעלה רואים כי באתר זה נצפו 1335 דפים בתקופה.

Pages/Visits – מציג יחס בין Visits  ל Pageviews במקרה שלנו היחס הוא 2.31 זהו מידע חשוב שכן שכן הוא מצביע על מספר הדפים הממוצע שמבקר באתר שלך צופה בכל כניסה. לדוגמא אם היו 2000 כניסות ו 4000 צפיות בדפים, המשמעות היא שבממוצע כל מבקר שנכנס לאתר צפה ב 2 דפים.

Bounce Rate – נתון זה חשוב במיוחד ומתאר את החלק היחסי של המבקרים באתר שהגיעו לאתר, אך יצאו כפי שנכנסו, מבלי לצפות בדפים נוספים. יחס זה מצביע על מידת העניין שמגלים המבקרים באתר שלכם, והוא קשור בצורה הדוקה ליכולת האתר "למכור", בין אם מכירה זו כשמה כן היא, מכירה של שירותים או מוצרים, ובין אם המכירה היא של רעיונות. בהקשר זה נשים לב בהמשך הניתוח לדוח על הדפים באתר שאליהם מגיעים מבקרים מחוץ לאתר. ככל שיחס זה נמוך כך אנו יותר מרוצים מפני שיחס נמוך מצביע על גילוי עניין גבוה יותר בתכני האתר הגורם למבקרים לבדוק דפים נוספים בו מעבר לדף הכניסה שלהם. (שימו לב שדף הכניסה לא חייב להיות דף הבית)

Avg. time on site – הזמן הממוצע שבו שוהה מבקר באתר שלך. ככל שזמן השהיה באתר גבוה יותר כך מצבנו טוב יותר, כמובן.

% New visits – אחוז המבקרים באתר בפעם הראשונה. ניתוח נתון זה תלוי בסוג האתר שאתם מנהלים. על פי רוב, אנחנו מעוניינים במבקרים חוזרים באתר, כך שהיינו רוצים להגיע לאחוז נמוך יותר של ביקורים חדשים.

כל הסטטיסטיקות הללו מכילות מידע נוסף ומפורט יותר וכדי לצפות בו יש להקיש על הקישור.

נעבור לשלב השני בניתוח הדוח:

 

דוחות בגוגל אנליטיקס Google Analytics

טבלת Visitors Overview  – מציגה את מספר המבקרים השונים שביקרו באתר שלך בתקופה האמורה. נתון זה שונה מהנתונים הקודמים בכך שהניתוח מבחין בין מבקרים שונים ואם מבקר חזר בתוך התקופה מספר פעמים לאתר הוא עדיין נספר כמבקר אחד. זכרו כי מבקר באתר יכול להיות גם רובוט אינדקס של מנוע חיפוש.

טבלת Map Overlay – מציגה את המיקום הגיאוגראפי שממנו הגיעו המבקרים לאתר שלך

טבלת Traffic Sources Overview – מציגה כיצד מצאו מבקרים את האתר שלך (מנועי חיפוש, הפניות מאתרים אחרים, הגיעו ישירות אליך על ידי הקלדת כתובת ידועה)

טבלת Content Overview – מציגה את הדפים הפופולאריים ביותר באתר שלך לפי מספר הביקורים בהם. הסימן / מייצג את דף הבית.

עבודה עם תרשימים

כפי שציינתי קודם ריחוף עם העכבר על אחת הנקודות בתרשים מציגה ריבוע ובו מספר לאותו היום. כאשר נכנסים לאחד התרשימים בהקשה מהדף המוצג קודם מקבלים את נתונים שלו. ריחוף על נקודה באותה עקומה תציג את המספר הרלוונטי, מספר הביקורים בעקומת Visits, מספר הדפים שנצפו בעקומת Pageviews וכן הלאה.

בראש הדף מימין תוכלו לראות את התקופה אליה מתיחס הדוח הנצפה:

 

תקופת הדוח בגוגל אנליטיקס

בחירת טווח התאריכים חשובה מאד לניתוח שאתם עושים. אם עשיתם שינוי באתר (הוספתם תוכן, שיניתם את מילות המפתח, או עיצבתם מחדש את דף הבית) בתאריך מסויים ואתם רוצים לבחון את השפעתו, שימו לב להשוות את התקופה שלפני השינוי לזו שלאחריה. כשאתם בוחרים לעשות שינוי כזה, בצעו אותו מתוך מחשבה על סוג ההשפעה לה אתם מצפים. האם אתם מצפים לראות עליה במספר הכניסות? ירידה ב Bounce rate? כך תהפכו את הניתוח לאחור למשמעותי. באחד הגיליונות הקרובים נסביר על בניית דוחות ייעודיים, המאפשרים ניתוח משמעותי מיידי ובינתיים, שוב – בחזרה לבסיס:

הקישו על החץ מימין לטווח התאריכים (מסומן באדום בתמונה כאן) כדי להרחיב את אפשרויות התצוגה.

 

שינוי טווח תאריכים בדוח גוגל אנליטיקס

כדי לשנות את טווח התאריכים שיוצג יש להקיש על תאריך ההתחלה ולאחר מכן על תאריך הסיום של הדוח שבו אנו מעוניינים. בתמונה  בחרתי את טווח התאריכים 3 באוגוסט עד 22 באוגוסט.

ניתן לבצע את אותה פעולה גם על ידי הקשה בתיבות ה Date Range מימין או בחירה ב Time Line וגרירת הידיות המתאימות לצדדים.

 

שינוי טווח תאריכים בדוח גוגל אנליטיקס Google Analytics

לאחר בחירת הטווח הקישו Apply להחלתו והעקומה תתעדכן בהתאם או הקישו על Cancel והעקומה תישאר כפי שהיא.

זוהי דרך טובה לעבור על נתונים מחדשים רבים. שימו לב כי במעבר בין עקומות שונות ומסכים שונים טווח התאריכים נשמר כל עוד לא שיניתם אותו.

עד כאן להפעם. כמו שניתן לראות מהכתוב עד כאן לגוגל אנליטיקס יש הרבה מאוד מה להציע. צורת העבודה שהוצגה כאן מתאימה לדוחות השונים, וכדאי לעבור על שלל האפשרויות המוצעות על ידי גוגל, ולתרגל ולהתרגל לניתוח תקופתי של השימוש באתר שלכם.

מודול המאמרים

המידע בדף זה מתייחס לפלטפורמה ישנה שעבדתי איתה לפני שנים ואינו רלוונטי לוורדפרס

מדובר בפלטפורמה בשם דוטנטניוק Dotnetnuke

מודול המאמרים הוא מודול גמיש במיוחד המאפשר הצגה של מגזין אינטרנטי. במודול ניתן להציג טקסט, תמונות, סרטי וידאו ופלאש, ושילוב של סוגי תכנים שונים. המאמר שאתם קוראים כעת, למשל, מומש באמצעות מודול המאמרים, וכך גם כל המנגנון של ה Newsletters באתר.

ייחודו של המודול בכך שהוא מאפשר ניהול רשימה של יחידות תוכן שגורמים שונים ומורשים יכולים לעסוק ביצירתן (כתיבתן), אישורן לפירסום – וכמובן, בצפיה בהן.

ניתן לקבוע הרשאות ליצירת מאמרים וכתיבתם, והרשאות אחרות לאישור מאמרים לפירסום – בצורה כזו אפשר לבזר את עבודת הכתיבה ולאפשר לגורמים רבים להשתתף בה וכך לקדם את איכות וכמות התוכן באתר. זאת, כמובן, בלי לפגוע בשליטה באיכות הסופית ובאחידות, בעזרת תהליך האישור לפרסום.

המאמרים עצמם יכולים להיות משוייכים למופעים שונים של המודול המופיעים בדפים שונים באתר, ובתוך אותה יחידה – להיות מקוטלגים לקטגוריות (מדורים) שונים. חלוקה כזו למדורים מאפשרת  חיפוש ומיון – ומשמשת גם לאבחנה בין המאמרים השונים בארכיון המאמרים כפי שתוכלו לראות כאן, בצד. לדוגמא, אתר העוסק בחקלאות יוכל לפרסם מאמרים בנושא השקיה, טיפוח, צמחיה לאקלים יבש וצמחיה לאור חלקי – המאמרים ישויכו, כל אחד, למדור הרלבנטי, והצגת ארכיון המאמרים יציג אחד המדורים או יותר לפי בחירת האדמיניסטרטור, המשתמש.

מודול מאמרים באתר הועד הציבורי למניעת הריסות הר הבית

מודול המאמרים מותאם  באתר הועד הציבורי למניעת הרס העתיקות. במאמרים עצמם התמונות מוצגות בהגדלה במעבר עכבר:

תמונה מוגדלת במאמר באתר הועד הציבורי

תבנית שונה לתכלית שונה 

לכל מופע של מודול המאמרים באתר אפשר לשייך תבנית עצמאית, הקובעת את תצוגת המאמרים ופנים שונים בתפקוד שלהם.  התבנית מאפשרת שימושים מגוונים מאד במודול; כגלריית סרטי וידאו, כגלרית שמע (אודיו), כבלוג, כדף מידע הכולל קישורים להרחבת מידע ועוד.

 

גלריית וידאו באתר מקהלת אנקור

גלריית הוידאו באתר מקהלת אנקור – הסרט מוצג בלחיצה על כותרת המאמר. הסרטים מאוחסנים ב YouTube.

 גלרית וידאו באתר עמותת בני גוש עציון. ניתן להוסיף ולהוריד סרטים לפי הצורך. הסרטים נלקחים מ YUOTUBE או יורדים בזרימת וידאו משרת האתר.

גלרית וידאו באתר עמותת בני גוש עציון. ניתן להוסיף ולהוריד סרטים לפי הצורך. הסרטים נלקחים מ YUOTUBE או יורדים בזרימת וידאו משרת האתר.

 

גלריית מאמרים המוצגת לפי קטגוריות באתר טובים השניים. בכל קטגוריה רשימת מאמרים

הזנת התכנים – עורך הטקסט 

עורך הטקסט - מצב עריכה פשוט הזנת התכנים במודול המאמרים מתבצעת באמצעות עורך הטקסט של הפלטפורמה, המוצג מימין.  עורך הטקסט מאפשר ביצוע אינטואיטיבי לחלוטין של פעולות פשוטות כמו הוספה ושינוי טקסט, הוספת תמונות, קביעת טקסט או תמונות כקישורים, טיפול בטבלאות ועוד.

זוהי יחידה קבועה, המופיעה בכל המודולים המאפשרים עריכת טקסט בפלטפורמה. אחידות ממשק המשתמש מקלה על מנהל או מנהלי האתר ללמוד כיצד לתפעל את המודולים השונים.

בעורך הטקסט ניתן לעבוד במוד פשוט, המאפשר כאמור את כל הנ"ל, אך גם במוד "מקור", המאפשר הכנסת תכנים מורכבים ומתוחכמים יותר. דוגמא לכך היא הכנסת קוד Embedding לסרט השמור ב Youtube, המאפשר באמצעות פעולת העתקה והדבקה ( Cut & Paste) פשוטה להפוך את המאמר ליחידה המציגה סרט וידאו בתוך האתר שלכם.

בהזנת התכנים ניתן לקבוע גם את תוכן התמצית שתוצג ברשימת המאמרים, שיכולה אף היא לכלול תמונות וקישורים או אף להכיל סרט וידאו, אם מוכנים להקדיש לה את הגודל המתאים במסך. גודל התמצית, מספר המאמרים שיוצגו ברשימה, פילטר המאמרים ברשימה והמיון שלהם – כולם נקבעים על ידי מנהל המודול ויכולים להשתנות ממופע למופע בתוך האתר.

מבנה המאמר הבודד ואינדקס דפים

יובלון - מכתב חודשי (Newsletter) של יובלים, מבית מיתר חינוך מוזיקלי גם המבנה הפנימי של המאמר גמיש ויכול להיות מותאם לצרכים. ניתן להוסיף דפים למאמר בודד כדי להקל על הקריאה, ואפשר גם להוסיף בתחתית כל אחד מהדפים אינדקס אוטומטי המציין את הכותרות בדפים האחרים, כדי להקל על הקורא בנווט.

מימוש לדוגמא שעושה שימוש ביכולת זו הוא המכתב החודשי של יובלים, היובלון, המוצג מימין. ביובלון, כל אחד ממכתבים השבועיים הוא מאמר בודד, ובתוכו כל אחד מהמאמרים בנוי כדף נפרד. מבנה זה איפשר את הגמישות שהיתה נחוצה לעמותה בבניית המכתב ובהצגתו באתר .

הערות קוראים

מנהל המודול יכול לקבוע אם קוראי המאמרים יוכלו להוסיף הערות תגובה. ניתן לבחור בהוספת הערות על ידי קוראים מזוהים באתר בלבד, או על ידי כלל הקוראים, וניתן גם לבקר הערות לפני פרסומן. אנחנו בחרנו לאפשר הוספת הערות על ידי כולם, אחרי בקרה שלנו – אתם מוזמנים להוסיף הערות, שאלות או בקשות הבהרה – ההערות יגיעו אלינו באימייל, ואנחנו נחזור ונאשר אותן לפרסום. והכל, כמובן, באמצעות היכולות המובנות של מודול המאמרים..

מודול הודעות ומודעות מתגלגלות

המידע בדף זה מתייחס לפלטפורמה ישנה שעבדתי איתה לפני שנים ואינו רלוונטי לוורדפרס

מדובר בפלטפורמה בשם דוטנטניוק Dotnetnuke

מודול ההודעות הוא דרך להעביר לקהל הקוראים באתר את חדשות הארגון והקהילה. האתר מאפשר להציג הודעות בפורמט רשימה או בפורמט מתגלגל. ההודעות מקשרות להמשך הקריאה לתוכן ממקורות שונים – בתוך האתר ומחוץ לו. מספר לוחות המודעות באתר איננו מוגבל, וניתן להציב לוחות שונים לסוגים שונים של מודעות ולקהלים שונים. בחלק ניכר מהאתרים משמש לוח המודעות כדרך להצגת החדשות הפנימיות לחברי האתר בלבד – לוח מודעות לפנסיונרים במושב, לוח מודעות לספקי החברה הרשומים וכולי.

 ניתן, כמובן, לעשות בו שימוש להצגת חדשות שווקיות ואחרות למבקרי האתר, ולהציע מבצעים חמים, לספר על התרחשויות מרתקות, לשתף בצורך בטרמפים ובהסעות (ראו גם מודול ניהול הסעות) ועוד. מנהלי אתרים רבים מנצלים את העובדה שניתן להציג בלוח המודעות המתגלגלות תוכן מכל אחד מלוחות המודעות באתר, ומציבים את לוח הודעות מתגלגלות בדף הבית, בעוד לוח המודעות עצמו מנוהל מדף אחר, שאיננו חשוף לציבור הרחב.  לוח מודעות מתגלגלות בדף הבית של אתר סוכנות הביטוח שגיא של פנינה מוזס

מודול הודעות מתגלגלות באתר סוכנות הביטוח שגיא של פנינה מוזס – ההודעות המתגלגלות מוצגות בדף הבית, ניהול המודעות בדף המוצג למנהל האתר בלבד.

 לכל מודעה ניתן לקבוע תאריך פרסום ותאריך תפוגה, וניתן לקבוע לאן תקושר המודעה, ראו כאן:

הגדרת מודעה בלוח מודעות בניהול עצמי

 

הקישור הנפוץ ביותר הוא לדף פנימי באתר המציג את התכנים עליהם מודיעה, בקצרה, המודעה המתגלגלת (או המודעה בלוח המודעות עצמו). אבל אפשר להיות יצירתיים יותר. באתר הועד למניעת הרס העתיקות בהר הבית, למשל, קישרו את אחת המודעות לראיון מוקלט:

הודעה בלוח הודעות מתגלגלות באתר הועד שהוקם על ידי אתרים ת.ר.

בלחיצה על סוג הקישור המבוקש מאפשרת המערכת להזין את תוכן הקישור, ומציגה אותו במודעה. ניתן כמובן להוסיף גם קישורים נוספים בגוף הטקסט, אותו עורכים בעורך הטקסט הקבוע שבשימוש הפלטפורמה.

בחירת דרך הצגת ההודעות נתונה למנהל המודול, הקובע בהגדרות המודול עצמו את  מיון ההודעות וברירת המחדל לחיתוך שלהן (פילטר של הודעות נוכחיות בלבד, הודעות עתידיות או  כל ההודעות).  הוא או היא יכולים גם לקבוע אם המשתמשים יכולים או שאינם יכולים להחליף את התצוגה.

שימוש מעניין בלוח ההודעות נעשה בקיבוץ עין כרמל, שם מוצג לוח של הודעות מתגלגלות ברשת הטלויזיה הפנימית. פתרון כזה מתאים לקהילות סגורות, שבהן אוכלוסיה הנוטה פחות לעשות שימוש באינטרנט.

ההודעות עצמן אינן חייבות להיות קצרצרות – אולם זה המימוש המתאים ביותר למודול ההודעות, וזו גם הדרך לייצר עניין באמצעות ההודעות המתגלגלות, שמתחלפות מהר כשהן קצרות…

פשוט או מתוחכם?

לוחות מודעות מתוחכמים ניתן לבנות גם באמצעות מודול המאמרים, כפי שנעשה באתרים כמו אדמתי והאיחוד החקלאי. הבחירה בדרך המימוש תלויה בצורך המדויק של הלקוח, ובהשקעה המתאימה ללקוח בתחזוקת התוכן באתר.

מודול לוח מודעות ומודול הודעות מתגלגלות הם פשוטים ביותר לתפעול, ודורשים מאמץ מועט ביותר להוספת ההודעות – לעומת מודול המאמרים שיכולותיו עשירות יותר ומאפשרות, למשל, ארכוב.

לוח מודעות מבוסס מודול מאמרים באתר האיחוד החקלאי

הודעות מתגלגלות

הצגת הודעות מתגלגלות אפשרית בשתי דרכים – באמצעות מודול ייעודי להודעות מתגלגלות (Announcement Marqee) או באמצעות מודול RSS פנימי, המגלגל תכנים ממקורות שונים, ובין השאר ממודול הודעות. הבחירה בין האפשרויות נעשית לפי נוחיות העבודה של הלקוח – במודול RSS הגמישות גדולה יותר. במודול הודעות מתגלגלות כמות הפרמטרים קטנה יותר, וכך גם הגמישות, והוא מגלגל הודעות מתוך אחד ממודולי ההודעות המוצגים באתר.

כל הזכויות שמורות לאתרים ת.ר.

את/ה רוצה שימצאו אותך

את/ה רוצה שימצאו אותך

אם עלה נושר ביער ואיש אינו שומע אותו, האם משמיע העלה קול בנפילתו? האם האתר שלך הוא עלה בלתי נשמע בג'ונגל האינטרנט? במאמר זה נתייחס לשחקן מרכזי בקיום הוירטואלי – מנועי החיפוש ובראשם גוגל, ומשמעותם מבחינת האתר שלך, ניהולו ותכניו. המאמר אינו מתיימר להתקרב אפילו לכיסוי הנושא אלא לתת מספר הדגשים וכללי אצבע בבחינת עשה ואל תעשה בהקשר זה. 

אגב, אם את/ה מנהל/ת אתר פנימי של קהילה ומיקום האתר בתוצאות החיפוש בגוגל לא ממש מעניין אותך, יש לך פטור ממני מלהמשיך ולקרוא. מצד שני, נא לא לכבות את המחשב וללכת לים, שכן שומה עליך לעבור בקפידה על המדריכים בפורום שלנו אם האתר שלך נבנה על ידינו. בעניין זה לא יתקבלו תירוצים.

כמו בדיאטה האחרונה המוצלחת שלך, ודגש על המוצלחת, גם אם אין לך כוונה לעקוב בדבקות אחרי כל תג המוזכר כאן, כדאי לנסות ולאמץ חלק מההצעות כמנהג בעת ניהול התוכן באתר. לא לחינם צצו חברות קידום אתרים בהמוניהן בשנים האחרונות, החבר'ה האלו יודעים שקידום אתר הוא בעיקרו הקפדה על פרטים, עקביות ואבחנה בין עיקר וטפל. ובינינו, למי יש זמן וסבלנות להיות עקבי, קפדן ומעודכן אלא אם הוא עוסק בכך למחייתו? בהמשך נתייחס יותר לעניין חברות קידום האתרים, אני מקווה שתחזיק/י מעמד עד שם גם אם זה בוער בעצמותיך.

אם  את/ה מעוניין לגשת ישר לרשימת הפעולות שמציע המאמר בלי כל החלק ה"ספרותי" המתחיל כאן, את/ה מוזמן להקיש כאן.

איך מנועי החיפוש יודעים על קיום האתר שלך?

באינטרנט קיימים מיליארדים רבים של אתרים ודפי תוכן, ומנועי החיפוש מתאמצים מאוד לעשות סדר בבלגאן. על מנת לתת שירות איכותי למבקרים במנוע החיפוש, מנסה המנוע לדמות עין אנושית הסורקת את כל מגוון האתרים המצויים ב"זנב הארוך" של האינטרנט, ולהגדיר היטב אילו אתרים עונים בצורה הטובה ביותר על מילות חיפוש, או ביטויי חיפוש, אותם מזין המשתמש במנוע החיפוש עצמו. לשם כך מקיימים מנועי החיפוש  תהליך של איסוף, אינדקסציה (מיפתוח), ומדרוג של התכנים הקיימים באינטרנט.
למנועי החיפוש יש שליחי מצווה בצורת תוכנות המשמשות כמחושים ונשלחות לתור ברחבי האינטרנט אחרי תכנים. תוכנות אלו, הידועות יותר בשם רובוטים, או עכבישים (דמיינו את העכבישים ממטריקס, לא פחות מפחיד) נשלחות בהולות ואוספות ללא ליאות מידע מאתרים לפי תכנית עבודה המוכתבת להם מתחנת האם, כלומר מנוע החיפוש עצמו.

לנקודה זו נתייחס בהמשך ביתר פירוט אולם מה שחשוב לדעת כרגע הוא שהתכנית מי הולך לאן ומתי היא בעלת חשיבות רבה למיקום האתר שלך בתוצאות החיפוש. אחת המטרות שלנו כמנהלי אתר היא לפתות את העכבישים  לבוא לביקור אצלנו ולהזין אותם היטב על מנת שיחזרו שוב ושוב.  יש לזכור, עכביש שאכל טוב יחזור למנה נוספת. יותר מכך, עכביש שהוזן במנות מגוונות מצפה להפתעה בכל ביקור ולכן ירצה לבוא יותר לאתר שהתוכן בו מתעדכן תכופות.

אז מה קורה לאתר חדש ברשת? איך הוא נכנס ללו"ז הצפוף של העכבישים? אכן שאלה קשה והתשובה עליה באה ממספר כלים העומדים לרשותנו. מנועי החיפוש  (תחנת האם כזכור, ומנהלת הלו"ז) מאפשרים את האמצעים הבאים לצורך העניין:

  1. במהלך יום העבודה הרגיל מזהה תחנת האם קישורים חדשים שנוספו לאתרים המוכרים לה, ובאופן אוטומטי מפנה אליהם את העכבישים. על פניו נראה, שדרך זו לעורר את תשומת הלב של תחנת האם היא הקלה ביותר. כל מה שנדרש הוא לדאוג לכך שלינק לאתר שלנו יופיע באתר שמוכר לה… אבל האמת בעניין מנוע החיפוש נמצאת כאמור בפרטים, והכרות של שלום שלום עם המנוע לגמרי לא מספיקה.
  2. מפת אתר  של גוגל –  מתוך הבנה כי רבים מהאתרים ברשת אינם מופיעים במלואם באינדקס החיפוש, פיתחה גוגל מנגנון הנקרא Site Map, המקל על העכבישים שלה את הגישה לתכנים השונים באתר שבהם מתבצעת הסריקה שלהם. מנגנון זה הוא טכני בעיקרו, וכרוך ביצירה של קובץ בעל מבנה פורמלי המובן לעכביש האורח והפניה של גוגל למפת האתר שנבנתה.  כאשר מגיע עכביש לאתר, הוא פונה תחילה לקובץ הזה, המשמש מדריך רחובות לאתר, ומציין אילו רחובות קיימים, מי מהם רחוב ראשי ומי רחוב צדדי, ובאילו רחובות יש שלט "אין כניסה" ומנוע החיפוש נדרש להתעלם מהם. העכביש יוצא לדרך באתר לפי הכתבה של מנהל/ת האתר שייצר את הקובץ המתאים, וכך נחסכת לו עבודת ניחוש המועדת לטעויות.
    אל תבלבלו את מפת האתר של גוגל עם מפת האתר הפנימית של האתר (המיועדת לעין אדם ומוצגת למבקרי האתר). המפה של גוגל היא, כאמור, יישום טכני של המיפוי, שאמנם מדמה מבט אנושי, אבל ודאי איננו כזה.
    ייצור מפת האתר של גוגל אינו מסובך במיוחד  וללקוחותינו הוא ניתן כחלק מהשירות שלנו בהקמת האתר. בעת הפניית גוגל למפת האתר, ובתנאי שזו תקינה, האתר מתווסף אוטומטית לתכנית הסריקה. השימוש במנגנון זה עוזר מאוד בהוספת אתרים חדשים לאינדקס ובהמשך חיי האתר מהווה כלי שליטה מצויין. כדי להמשיך ולהיות אטרקטיביים לעכביש, יש צורך בעדכון תמידי של מפת האתר במקביל לעדכון האתר עצמו. בעבודה על הפלטפורמה שלנו מתעדכנת מפת האתר של גוגל אוטומטית. באחד הגיליונות הקרובים נקדיש מאמר נפרד לניהול נכון של מפת האתר, ולהסתכלות ביקורתית עליה – כי על אף שהיא כלי חשוב לקידום, לא כולה דבש וחלב.
  3. הגשת האתר למועמדות  לחיפוש ייעודי – כאשר מנוהלים באתר תכנים שאינם חשופים או חשופים חלקית לעכבישים של מנועי החיפוש, כמו וידאו או סרט פלאש ואפילו תמונות, באתרים שבהם התמונות הן רכיב תוכן מרכזי, ניתן להגיש אותם אקטיבית כמועמדים למנוע חיפוש ייעודי. דוגמא לנקודת הגשה להפצה של תוכן וידאו ראו כאן.

ביקור הגברת הזקנה

העכבישים מבקרים באתר שלך מדי תקופה. הם מציצים באתר, שואלים מה נשמע, בודקים  מה התחדש, האם יש מזון (תוכן) שונה מהפעם הקודמת, ובהתאם לחוויה הקודמת שלהם אצלך, מהנה או כזאת שיעדיפו לשכוח, יחליטו אם להיכנס לביקור יותר ממושך. ביקור ממושך משמעו סריקה יסודית יותר של האתר והכנסת תכנים חדשים שלך לאינדקס. אחת המשימות שלנו כמנהלי האתר היא, כפי שאמרנו, לפתות אותם להיכנס לביקור ממושך ולחזור שוב ושוב לעיתים תכופות.

תחנת האם מחליטה  על תכיפות ומשך הביקור, ומנסיון ניתן לומר כי ככל שהתוכן באתר מתגוון , העיצוב (כן, אפילו העיצוב) מתחדש, דפים נוספים עולים, ותכנים חדשים מתווספים, כך תהיה הגברת הזקנה שמחה יותר לתכנן ביקור לעכביש שלה אצלך. שיקול נוסף למשלוח העכביש ולמשך הביקור הוא הקשר של התכנים החדשים שעלו לתוכן קיים ומאונדקס אצל הגברת. לדוגמא, במספר פעמים בהם  עבדנו באינטנסיביות על האתר שלנו והוספנו תוכן משמעותי, ואפילו כאשר עבדנו על עיצוב בלבד, ראינו שיפור ניכר במספר הביקורים של העכבישים אצלנו. ביקורים תכופים של העכבישים יכולים להתרחש אפילו אחת ליום.

מעקב אחרי תכיפות הביקור של העכבישים אפשרי באמצעות כלי ניהול שמספקת גוגל, וחלק מחברות הארוח. נתיחס בהרחבה לכלים אלה באחד הגיליונות הבאים.

חומר ללחישה

מה בעצם הם מחפשים אצלך? כדי להבין זאת אני מציע לפחות פעם אחת לנסות להעמיד את עצמך במקום עכביש הסריקה. לא כי הוא מסכן וזקוק לזה, אלא משום שלהפתעתך תגלה כי הוא רואה את הדברים אחרת לגמרי ממך. בדיוק כמו בכל יחסים זוגיים אחרים (בהנחה שמעוניינים לשמר אותם…)  בחינת הדברים מנקודת המבט של הפרטנר שלך היא צעד ראשון בעבודה .

אז מה הוא רואה שם?  העכביש, למרבה הצער, קצת לקוי למידה ומכל האתר המקסים שלך הוא רואה רק טקסט.  הוא אפילו לא יודע כמה אסטטי העיצוב!  טקסט הוא המזון היחיד שהעכביש יכול לעכל, וכדי לראות את הדברים מנקודת מבטו, יש לבצע את הצעדים הבאים:

העלו  לאתר שלכם, לספריית השורש, קובץ ריק ששמו delorie.htm.  מטרת קובץ זה היא להוכיח שאתם מנהלי האתר ותו לא. כל עוד הקובץ קיים תוכלו להמשיך בפעולה, אבל גם אחרים יוכלו לבצע אותה, כך שכדאי למחוק את הקובץ בסיום המהלך.

היכנסו לקישור הבא והתחילו את שיפור מערכת היחסים  עם העכביש בהכנסת כתובת האתר שלכם בתיבה המתאימה. צפו להפתעה די מזעזעת. האתר החמוד שלכם נראה זוועה…. אין תמונות, אין וידאו, אין פלאש, הכל טקסט וטקסט בלבד. זה מה שהעכביש אוכל ועליכם לדעת לבשל לו את המזון הזה בקפידה ובתיבול נכון. נשמע קשה, אה?  בהמשך נלמד כמה מתכונים לא מסובכים שיסיעו לכם לספק את העכביש. אבל זכרו שהרכיב המרכזי בכל המתכונים הללו יהיה תוכן טקסטואלי, ורק לעתים תוכלו לזרוק לקלחת גם צפרדעים ריריות בדמות סוגים אחרים של מידע.

אז בואו וננסה להתמקד שוב. המטרה שלנו היא להביא משתמשים בעלי עניין, והדגש הוא על בעלי עניין, לאתר שלנו, ולא להיות בראש תוצאות החיפוש של גוגל.  קצת מפתיע נכון? כל מומחה קידום אתרים מתחיל יכול להביא את האתר שלך לראש טבלת תוצאות החיפוש, תוך שימוש במילות מפתח שאופייניות רק (או בעיקר) לאתר שלך. האתר שלנו, למשל, נמצא בראש רשימת תוצאות החיפוש תחת מילת המפתח אתרים ת.ר.  אני משוכנע שאחרי השקעה שולית יחסית של מאמץ, אפשר יהיה למצוא מילה כלשהי שתזניק לראש הרשימה גם את האתר שלכם. אבל האם זו באמת המטרה? נתקלנו במקרים לא מעטים שבהם  בוחנים מנהלי אתרים או לקוחות את המיקום של האתר שלהם בגוגל על ידי הכנסת שם האתר שלהם לחיפוש. חיפוש כזה אמנם רלבנטי כאשר לקוח פוטנציאלי שמע כבר את שמעכם ומעוניין למצוא את האתר שלכם כדי להעמיק ולהתעניין. אבל ברור שהצלחה כזו היא טריויאלית ויכולה להיות נכונה לכל אתר. מה שבאמת היינו רוצים הוא שלקוחות המעוניינים בתוכן, מוצר או שירות מהסוג שאתם מספקים ימצאו אתכם בראש תוצאות החיפוש שלהם.

קביעה זו מכתיבה לנו משימה חשובה וקודמת לכל השאר: לדעת או לנחש באופן מושכל מהו מונח החיפוש או מהם מונחי החיפוש שלקוח פוטנציאלי שלנו עשוי לכתוב בתיבת החיפוש? סביר להניח שאין אנו יודעים אותה בבירור,  אלא אם האתר שלנו מכיל תוכן ייחודי ביותר (קצת קשה להשתמש במונח "ייחודי" בהקשר של האינטרנט , אבל נניח לזה כרגע).

משימה זו אינה פשוטה כל כך לצערנו והיא כרוכה בתהליך ממושך (ולפעמים יקר) של ניסוי וטעייה, כאשר כלל לא מובטח לנו כי בסיומו נגיע אל הארץ המובטחת. בנוסף, מאחר ועברית היא קשה שפה וכרגיל מעמידה אתגרים ייחודיים בפני דובריה, אין אנו יכולים להשתמש בכלים הנפוצים לדוברי לע"ז (אנגלית בעיקר, כמובן) ומאפשרים ניתוח מילות מפתח בצורה חכמה.  חברות קידום אתרים יכולות לסייע ולייעץ בבחירת המילים המתאימות לכם, אבל גם היגיון בריא לא יזיק כאן. אם תחפשו "רהיטים" במנוע החיפוש, תקבלו מיליון וחצי תוצאות אפשריות. בחיפוש "שולחנות" יצטמצם מספר התוצאות לשליש. בחיפוש "שולחנות עתיקים" שוב נשאר עם שליש מהמספר הקודם. אפשר להמשיך ולצמצם את כמות תוצאות החיפוש מתוך הכרות אינטימית עם העסק שלכם ועם הלקוחות הפוטנציאליים, ואת זה לא תוכל אף חברת ייעוץ לעשות במקומכם.  אם, לדוגמא, תשכרו חברת קידום אתרים לאתר שלכם תגלו שאחד הדברים הראשונים שתישאלו ולעתים אף יופיע בחוזה ההתקשרות ביניכם, הוא מהם המילים או הביטויים שאתם מצפים לקדם כך שבחיפוש לפיהן תופיעו בראש תוצאות החיפוש.

המשמעות היא שעם כל הצער, המשימה של זיהוי מילים אלו מוטלת על כתפיכם.

מותק, הילדים נעלמו

נניח שבחרתם את המילים שאותן אתם רוצים לקדם. נניח אפילו שבחרתם מיד את המילים המוצלחות ביותר. למה שלא תוסיפו דף לאתר ותמלאו אותו בדיוק במילים האלה כדי "לעבוד" על העכביש הדיסלקטי? ובכן, זה ממש לא עובד ככה. העכביש אולי דיסלקטי, אבל אינטיליגנטי להפליא. אילו היה אוכל את הלוקשים האלה, לא יכול היה מנוע החיפוש לספק למחפשים בו את השירות שעליו הוא אמון – הפנייה לאתרים המתמקדים בתוכן שאליו מתיחסות מילות החיפוש.

אל תתפתו לנסות לעבוד על העכבישים. מנועי החיפוש עושים כל מאמץ לאתר נסיונות לבלבל אותם ומענישים בחומרה  עד כדי הסרה מהאינדקס לתמיד, הפרות מהסוגים הבאים:

  • הסוואת תכנים בצבע הרקע
  • הכנסת טקסט מתחת לתמונה (כך שהטקסט אינו נראה)
  • הסתרת טקסט על ידי הקטנתו לפיקסל אחד
  • הצבת מילות חיפוש לא רלוונטיות בעליל במטרה למשוך דירוג גבוה יותר

וכן הלאה וכן הלאה.

זכרו כי מעל לכל האתר שלכם מיועד לאנשים ולא למנועי החיפוש. ככל שהאתר יהיה מעניין יותר לאנשים כך הדירוג שלכם יעלה.

אז יופי, עכשיו אני אשב בחושך ואסבול

בנקודה זאת  נדמה לי שצריך לעצור את התהייה ולומר כי יש מה לעשות, והרבה.  הנה כמה כללים בסיסיים:

  • אכלסו את האתר בתוכן הרלוונטי למוצר, לשירות או לנושאים שבהם מתמקד האתר שלכם.
  • למדו כיצד להדגיש מילים חשובות בעיניכם, על מנת שגם מנוע החיפוש יידע שהן חשובות ורלוונטיות לנושא האתר.
  • רעננו את התוכן מעת לעת, תוכן רענן וחדש מושך את העכבישים כמו זבובים לאתם יודעים מה.
  • הקפידו על כתיב ללא שגיאות, המחפשים בדרך כלל (אם הם לא טוקבקיסטים סדרתיים) כותבים ללא שגיאות את מילות  החיפוש שלהם. תוכן רהוט יגרום למבקרים באתר להשאר בו.
  • תנו תיאורים ושמות רלוונטיים לדפים ולתכנים בתוך הדף.
  • אל תרגיזו את מנוע החיפוש.

ועכשיו לחלק שכולנו ציפינו לו – איך עושים את זה

רמת האתר

  • בחרו שם טוב כשם דומיין – שם טוב הוא שם שסביר שיחפשו כשמחפשים אותכם.  למשל לקוח שלנו, יעקבי סטודיו  בחר את הדומיין http://jacoby-studio.com/ 
  • בעת רישום הדומיין הימנעו מחסימת הצגת הפרטים שלכם לציבור. אמנם תיאלצו להתמודד עם ספאם אבל מנועי חיפוש עלולים להחשיב אתכם כספאמרים בעצמכם בשל הנסיון להסתיר את זהות בעל הדומיין.
  • כתבו תיאור תמציתי והכניסו מילות מפתח שלדעתכם מייצגות את התוכן באתר שלכם במקומות המיועדים לכך. ללקוחותינו ב"ניהול פורטל – הגדרות אתר". לבעלי אתרים אחרים בררו היכן המקום המתאים באתר שלכם
  • בקשו ממקימי האתר להכין לכם מפת אתר עבור גוגל. ללקוחותינו , מפת האתר היא חלק מהשירות, אם יש לכם ספק בררו איתנו אם בוצעה
  • הקימו חשבון בגוגל והיו מנויים על Google analytics כדי לדעת מה קורה באתר שלכם מבחינת כניסות מבקרים. בנושא זה נעמיק באחד המאמרים הבאים שלנו.
  • בקשו מחברת הארוח שלכם  להפעיל את מנגנון הסטטיסטיקה באתר והשתמשו בו לבדיקת נוכחות מבקרים.
  • בררו עם חברת האירוח שלכם שהכתובת yourdomain.co.il  מפנה ישירות ברמת השרת לכתובת www.yourdomain.co.il ומי שנכנס לאתר שלכם מהראשונה אינו ממשיך עם הכתובת המקוצרת בסיורו באתר. (ראו תוכן כפול בהמשך) אם העכביש מגיע לכתובת  atarimtr.co.il  ולאחר מכן לכתובת www.atarimtr.co.il  הוא יראה את אותו הדף תחת שתי כתובות שונות, מה שעלול להיחשב לתוכן כפול ולגרור פגיעה בדירוג.
  • שקלו שמוש ב Google Adwords תוכלו לתקצב שם את כמות החשיפה שלכם ואת מילות המפתח שעליהן תשלמו בהתאם ליכולות ולצרכים שלכם.
  • שקלו יצירת ניוזלטר – ניוזלטר הוא כלי חזק מאוד לרכישת דירוג בשל המיקוד שלו והכנסת מבקרים מתעניינים לאתר שלך. החסרון בניוזלטר הוא בהשקעת הזמן בייצורו, העלות התקציבית שלו והצורך במשמעת וזמן להפקתו באופן סדיר.  ללקוחותינו – תוכלו לעשות שימוש במנגנון הניוזלטר באתר שלכם. מנגנון זה כבר כלול בהתקנה שלכם. ראו מדריך כאן (אנו מתנצלים, אבל הכניסה למשתמשים רשומים בלבד)
  • הימנעו ככל האפשר משימוש בפלאש (flash) – מנועי החיפוש אינם מסוגלים להבין מה מכיל קובץ פלאש וקידום אתר המכיל תצוגת פלאש אינטנסיבית כרוך במומחיות יקרה. החליפו פלאש בטכנולוגיות חדשות ומספקות (אם כי לא מפותחות כמו פלאש) כמו  כאן באתר הועד למניעת הרס הר הבית  התמונות המתחלפות בצד ימין למטה וכן אלמנטים אחרים בתוך האתר המספקים אנימציה מצוינת אינם בפלאש והתוכן שלהם חשוף לעכבישים.
  • הכניסו קריאות לביצוע פעולה באתר. הנעת מבקרים מתחילה בהצעה לביצוע פעולה כמו "התקשרו אלינו". פעילות של מבקרים באתר שלכם לאחר כניסה ממנוע החיפוש חשובה לדירוג שלכם. כן, גם על זה נרחיב בעתיד. 

קישורים

  • קישורים חיצוניים -הנושא של קישורים מאתרים אחרים (backlinks) הוא אחד היותר מוכרים וללא ספק קישורים איכותיים יקדמו את האתר שלכם. הבעיה היא שקישורים איכותיים אינם בהישג ידם של רבים ולכן יש נטייה להשתמש בתחליפים מאתרים באיכות נמוכה יותר. (האיכות נמדדת ברלוונטיות של האתר המקשר וכן בדירוג שלו) . ברור שאתר חדשות המקבל קישור מ CNN יקבל דירוג גבוה יותר, אבל זוהי מציאות לא רלוונטית לרוב בעלי האתרים. לעומת זאת ריבוי של קישורים באיכות נמוכה עלולים להיחשד על ידי מנועי החיפוש כנסיון לרמאות ולגרור ענישה.
    לכן אני מציע לא להפריז בחשיבות הקישורים מבחוץ אבל גם לא להימנע מהם, כמובן, כאשר באפשרותכם להשיג קישור טוב מאתר אחר העוסק בתחום קרוב אליכם.
  • הגישו את האתר שלכם לאתרי אינדקס רלוונטיים והימנעו מהגשה ללא אבחנה לכל האינדקסים שרק תוכלו למצוא. כדאי לשקול גם הגשה לאתרים מקצועיים הדורשים תשלום. השיקול הוא כלכלי גרידא.
  • אם האתר חדש, קישור מאתר רלוונטי יכול לזרז את סריקת האתר באופן משמעותי. כדאי שאתר חדש של קיבוץ למשל  ידאג לכך שיהיה קישור אליו מאתר התנועה המיישבת ואתרים אחרים הקשורים לנושא.
  • קישורים הדדיים – רעיון שקראתי עליו באחד המאמרים מציע לשקול אפשרות של ספונסורינג לאתר חינוכי (אתרים אקדמיים מקבלים בדרך כלל תו איכות גבוה) בתמורה לקישור מהאתר של המוסד אל האתר שלכם. מנוע החיפוש לא טיפש, וקישורים הדדיים רבים מדי מחשידים אתכם, הקפידו לא להגזים.
  • הכלל "הרחק משכן רע" טוב גם כאן לקישורים. אל תחליפו קישורים עם מקורות עלומים, יתכן למשל והם ברשימה השחורה של מנועי החיפוש והקשר שלכם עלול להיחשב לפסול . השתמשו בבדיקת רשימות שחורות שתוכלו למצוא על ידי חיפוש בגוגל של הערך check server domain blacklist.
  • אל תכניסו יותר מ 100 קישורים לדף כולל קישורים פנימיים.
  • השתתפו בפורומים ייעודיים הקשורים לעיסוק האתר שלכם. ארגנו לכם שם חתימה המכילה הפניה לאתר שלכם והשתדלו להרבות בתגובות .
  • הכניסו מנגנון המאפשר קישור לרשתות חברתיות כמו באתר שלנו www.atarimtr.co.il (בדף הבית למטה למשל). מנועי חיפוש כבר מזמן מתייחסים לרשתות חברתיות כמקור חשוב להערכת חשיבות אתרים. בקשו ממכרים שיכניסו את האתר שלכם לרשתות אלו על ידי שימוש במנגנון שהצבתם באתר.

רמת הדף

  • כתבו תיאור תמציתי רלוונטי לדף וכן מילות מפתח במקום המיועד לכך . ללקוחותינו ב"הגדרות הדף" .
  • תנו לדף שם באורך עד 65 תווים
  • הפרידו מילים כשיש צורך בכך במקף (-)  ולא בקו תחתון
  • כתבו תכנים רלוונטיים ועדכנו אותם, הוסיפו מדי פעם חומר לאתר
  • כתבו קישורים מלאים והרבו בקישורים רלוונטיים בין דפי האתר אבל בזהירות, קישורים מיותרים יכולים לגרור ירידה בדירוג דווקא. ללקוחותינו, השתדלו להימנע משימוש באפשרות המעקב אחרי קליקים לקישורים, כעת אנו יודעים כי היכולת הזאת אינה טובה למנועי חיפוש. ראו מדריך בפורום שלנו כאן ( הכניסה למשתמשים רשומים בלבד, הרשמה ללקוחותינו כאן)
  • כאשר אתם מקשרים לקובץ (למשל קובץ PDF ) תנו לקובץ שם משמעותי  ואפילו בעברית אם השרת מאפשר זאת. השם LX225.PDF חסר משמעות לעומת "מצגת מוצרי מפעל המחזור.PDF"

תוכן טקסטואלי

  • פזרו מילות מפתח רלוונטיות בדף (לא להגזים , זכרו כי אתם כותבים ליצורי אנוש ולא לעכבישים)
  • תנו כותרות לפסקאות או פרקים בדף שיהיו קשורות גם לתוכן הטקסטואלי וגם למילות המפתח בדף ויחד עם זאת ממוקדות ונכונות לתוכן שבראשו הן עומדות
  • בדקו איות
  • הכניסו את שם העסק שלכם במלואו לתכנים  כמו "אתרים ת.ר" ולא "החברה שלנו" – מנועי חיפוש ייעודיים ידרגו אתכם גבוהה יותר אם שמכם מופיע גם בתוכן.
  • הימנעו מכתיבת תוכן כפול. תוכן כפול הוא תוכן או קישור שחוזר  בדפים שונים של האתר. 
  • הדגישו מילים חשובות בבולד או בקו תחתון. מנועי החיפוש מזהים את ההדגשות ומתיחסים למילים אלה כאל חשובות יותר בסקירת מילות החיפוש הרלבנטיות. 
  • סמנו כותרות טקסט בקוד כותרת מתאים  H1, H2, H3  וכן הלאה לפי הצורך. מנועי החיפוש מדרגים חשיבות של התוכן בדף לפי סימונים אלו
  • זכרו כי מילות מפתח חשובות, אבל כותרת הדף ושמו חשובים יותר (הטקסט בחלק הכחול של חלון הדפדפן למעלה ושם הדף בתפריט בהתאמה)

תמונות

העלאת תמונות לאתרים פופולארית מאוד אבל פחות מובנת למנהלי אתרים מנושאים אחרים בהקשר של אופטימיזציה. ללקוחותינו – פרק זה מתייחס לעבודה עם תמונות בעורך הטקסט

  • תנו לכל תמונה תיאור צמוד  ומשמעותי.
  • השתמשו בתגית ALT בכל תמונה והכניסו בה מילות מפתח. הימנעו מדחיסת מילות מפתח רבות מדי. זכרו כי על התיאור להיות ענייני ומכוון לבני אנוש ולא לעכבישים.
  • השתמשו בתגית TITLE ותנו כותרת לתמונה
  • בטקסט הקרוב פיזית לתמונה (באותה פסקה למשל) הכניסו תוכן טקסטואלי רלוונטי לתמונה.
  • בתיאור התמונה הכניסו את המילה "תמונה". מחפשים רבים מכניסים מילה זו לחיפוש שלהם (למשל "תמונה של חתול") וצירוף המילה ימקם את התמונה גבוה יותר בחיפוש.
  • העלו תמונות באיכות טובה אבל דאגו לעבד אותן לפני כן. ראו כאן בפורום שלנו כיצד. (שוב, הכניסה למשתמשים רשומים בלבד). תמונה במשקל 3 MB תעלה לאט מאוד לדפדפן של המחפש, ואיכותה לא בהכרח טובה יותר מתמונה במשקל 70K לתצוגה באתר.
  • אם אתם רוצים לאפשר הדפסת תמונה (הדורשת קובץ באיכות משקל גבוה)  תנו אליה קישור מהתמונה המעובדת.

פז"מ

כפי שודאי הבנתם, הוותק של אתר משמעותי מאוד לדירוג שלו. אתר היושב כבר זמן רב ברשת ידורג במקום גבוה יחסית . על כן אל תתייאשו אם הדירוג שלכם לא  גבוה או אפילו נמוך במיוחד. זכרו כי לעיתים דווקא באתרים חדשים ומהסיבות שמנינו למעלה העכבישים מבקרים לעיתים יותר נדירות. לעיתים בטווח של חודשים. קחו את הזמן שלכם ואל תפסיקו לעבוד.

שכירת חברת קידום אתרים – מה כדאי לבדוק ולשאול

העצות הבאות מוגשות באתר העזרה של גוגל וחשבתי שיועילו למי שמעדיף תרגום תמציתי עברי. תוכלו למצוא אותן במקור כאן.

שימו לב לנקודות הבאות שעליהן כדאי לקבל מידע מחברת הקידום:

  1. האם תוכלו להראות לי דוגמאות של עבודה קודמת שלכם ?
  2. האם אתם מצייתים להוראות הקידום של גוגל (קיימות חברות המקדמות אתרים בשיטות שעלולות לגרור ענישה בטווח הארוך למרות הישגים בטווח הקצר)
  3. מה התוצאות שאני אמור לצפות להן? באיזה לוח זמנים? איך אתם מודדים הצלחה?
  4. האם אתם מקדמים אתרים רבים מאותו תחום? איך אתם מתמודדים עם ניגוד האינטרסים בין הלקוחות?
  5. מה הנסיון שלכם באתרים מהתחום שלי?
  6. מהן הטכניקות העיקריות לקידום שלכם?
  7. כמה זמן אתם בעסק?
  8. האם תעבירו אלי את המידע לגבי הדרך לקידום האתר שלי בסיום הפרויקט? אין הרבה טעם בשכירת חברת קידום אם אתה נשאר תלוי בה לעד.

בקישור למעלה תוכלו למצוא עוד מידע לגבי העבודה עם חברות קידום.

 כפי שראיתם נושא קידום האתר מורכב מאוד מחד אולם ניתן לשליטה מאידך. מטרת הרעיונות שהועלו במאמר איננה להפוך  אותך למומחה לקידום אתרים,  אבל יישומם מאפשר לך להיות מומחה לקידום האתר שלך. ניסוי וטעייה לאורך זמן, יביאו אותך לזיהוי טוב מספיק של מילות המפתח  שכדאי לך לקדם. הקפדה ודיוק לפחות בחלק מהטיפים ישפרו את המיקום במנועי חיפוש ואם תהפכו חלק מהם להרגל בניהול האתר, למשל בעת כתיבת תוכן והעלאת תמונות, התועלת תהיה רבה מאוד ולא מעיקה.

אני מקווה כי מצאתם תועלת במאמר זה. נמשיך ונרחיב במאמרים הבאים, אתם מוזמנים להוסיף הערות ושאלות במנגנון התגובות למאמר,  וכמובן -נשמח לראותכם שבים ומבקרים באתר שלנו.

יהודה תירם,

אתרים ת.ר.

 

לקריאה נוספת:

חלק ניכר מהמידע במאמר זה נלקח כמובן מפי הסוס עצמו, הלא הוא מרן גוגל שליטא וכן ממקורות רבים אחרים. מידע נוסף ורחב יותר אתם מוזמנים לקרוא בגוגל , שהוא, באופן טבעי, המקור המוסמך ביותר לחיפוש מידע בנושא חיפוש מידע בגוגל…

מודול אחזקה – פתרון לניהול ובקרה של בקשות תחזוקה

המידע בדף זה מתייחס לפלטפורמה ישנה שעבדתי איתה לפני שנים ואינו רלוונטי לוורדפרס

מדובר בפלטפורמה בשם דוטנטניוק Dotnetnuke

מודול המאפשר ניהול מרכזי של אחזקה וענפיה השונים, תוך אינטראקציה בין הגורמים הרלבנטיים: מבקשי התחזוקה, מנהלי ענפי תחזוקה שונים, ומנהל התחזוקה המרכזי. המודול פותח עבור קיבוץ מעברות, שלו מרכז אחזקה פעיל ומסודר, הדורש בקרה על התקדמות המענה לבקשות התחזוקה.

המודול, על יכולותיו השונות, הוא חלק פעיל ואינטגרטיבי לחלוטין עם אתר הקיבוץ. משתמשים הרשומים לאתר ובעלי הרשאה מתאימה באתר עצמו יכולים לעשות בו שימוש על פי תפקידם. הכניסה אליו מתפריטי האתר. באופן זה משולבים לחלוטין הפנים של ניהול מידע בקהילה, ושל ניהול פעילות הקהילה עצמה.

תאור המהלך שלהלן הוא על פי צרכי קיבוץ מעברות, אולם ניתן להתאים את המודול למהלך העבודה התקין והמתאים לכל קיבוץ, קהילה ואירגון, וליישם ניהול מסודר ומבוקר של בקשות לתחזוקה על פי הצורך.


מבקשי התחזוקה הם כלל המשתמשים המורשים לכך, ובדרך כלל יהיו חברי היישוב או העובדים בארגון

החברים ממלאים טופס פשוט באתר. פרטי החבר או החברה מוצגים אוטומטית, ואילו פרטי הבקשה מוזנים לפי הצורך, ומתוך רשימה של סוגי שירות קבועים.

לאחר שמירת הטופס, מקבל החבר הודעה על הצלחת הפעולה, והבקשה נשלחת להמשך טיפול על ידי מנהל התחזוקה.

מערכת הניהול של המודול מאפשרת שליחת הודעת מייל אוטומטית למגיש הבקשה ולמנהל התחזוקה על הבקשה החדשה.

בשלב הראשון, הבקשה מאושרת על ידי המנהל ומופנית לענף המטפל המתאים. בשלב הבא, יטפל הענף המתאים בבקשה, יציין את הפעולות שבוצעו, וישנה את הסטטוס שלה לסטטוס המתאים. וביום שמש בהיר – הבקשה תסגר לאחר שטופלה כיאות.

בכל מהלך הפעילות הזה, יכול כל אחד מהחברים להכנס לרשימת הבקשות שלו עצמו ולבחון את סטטוס הטיפול בהן.


למנהל התחזוקה רשימה ייעודית עבורו, המאפשרת לו לבצע את כלל הפעילויות הכרוכות בניהול התחזוקה. בין השאר, יכול המנהל לחתוך את רשימת הבקשות ולטפל רק בבקשות הלא מאושרות. ניתן להכנס לפרטי כל בקשה, וניתן גם לסמן בקשות מרובות ולאשר את כולן בבת אחת בלחיצת כפתור.

רשימה זו מאפשרת מיון, חיתוך וחיפוש על פי פרמטרים רלבנטיים..

הרשימה מציגה איקונים שונים המאפשרים למנהל התחזוקה לקבל מידע רב על כל בקשה במבט בודד. כך למשל, מסומנות בקשות שהוזנו על ידי משתמשים שאינם עוד חברים באתר, ובקשות שאותן הזין מנהל התחזוקה עצמו עבור חברים מסיבות שונות. לאחר אישור הבקשה והפניתה למנהל הענף המתאים, עוברת הבקשה לשלבי הטיפול בפועל.


לכל אחד ממנהלי הענפים רשימת בקשות ייעודית, באמצעותה הוא מתעדכן ברשימת המטלות והפעילויות, ומעדכן את סטטוס הבקשות השונות.

הסטטוסים האפשריים הם: חדש, בטיפול, בוצע, הענף החזיר את הבקשה, ברור טלפוני ומעוכב. רשימה זו של סטטוסים נקבעת, כמובן, על ידי הלקוח.

הרשימה ניתנת לחיתוך לפי סטטוס, וגם להדפסה – כדרך לייצר רשימת פעילויות "לדרך" עבור מנהל הענף.

למודול התחזוקה ממשק ניהול המאפשר למנהל המודול לבחור בין אפשרויות שונות לשימוש בו. מנהל המודול יכול לקבוע אילו סטטוסים ינוהלו ובאילו צבעים יוצגו ומה יהיו סוגי הבקשות ולמי יופנו כברירת מחדל.  ניתן לקבוע ארועים נוספים שעליהם יקבלו המשתמשים הודעות מייל וכדומה. אתם מוזמנים לפנות אלינו ולבחון התאמת המודול לצרכי הקהילה או הארגון שלכם.

לתשומת לבכם: כל הפרטים המוצגים בתמונות מתוך מודול התחזוקה הם פרטי-דמה ואינם חושפים פרטים אישיים של חברי קיבוץ מעברות.

קו פתוח ללקוח – טפסים באתר

כל אתר מאפשר לנו אינטראקציה מאיתנו והחוצה – בעצם הצגת התכנים שאנחנו בוחרים; החל מעיצוב האתר שלנו ודרך התכנים השונים שאנו בוחרים להציג, בין אם הם טקסטואליים, ויזואליים (תמונות), אודיטוריים (מוזיקה), או משולבים (סרטי וידאו וסרטי פלאש, למשל). אחד היתרונות שאנו מחפשים בהקמת אתר דינמי הוא שבירת החד צדדיות בהעברת המידע – ומעבר לאינטראקציה הדדית עם הלקוח, כלומר, לא רק אנחנו מעבירים תוכן, גם הלקוח מעביר תוכן אלינו.

קיימות דרכים שונות לקבלת תכנים מהלקוח ומגוון רחב של יתרונות לעצם האינטראקציה – ברור שלקוח שטרח ושלח אלינו מידע אודותיו הוא "קצת שלנו". כמה קצת? לקוח שהשתתף בסקר שאנחנו עורכים מעורב בצורה מעטה ביותר. הוא נשאר אנונימי, ואין לדעת כמה המידע שמסר נוגע לו, או לחברה שלו, אישית. לקוח שהצטרף לרשימת התפוצה שלנו, ונתן לנו רק שם וכתובת אימייל הוא כבר "באמת קצת שלנו". הוא כבר מסר פרטים יותר ספציפיים, ומוכן לקיים איתנו מערכת יחסים מסוימת – אבל מרוחקת מאד. לקוח שיוצר איתנו קשר אימייל, למשל באמצעות "צור קשר", מעורב מעט יותר. אבל אנחנו יכולים להגיע איתו הרבה יותר רחוק.

הגברת המעורבות של לקוחות ומשתמשים

אתרים שהם עצמם ה"ביזנס" של החברה מביאים את האינטראקציה האינטרנטית לקצה האיכותי של הסקלה. כך, למשל, אתרים חברתיים כמו Facebook או LinkedIn, חברות Web-email, אתרי יד שניה, וכמובן רבים נוספים. אבל גם עסקים וקהילות המתקיימים בעולם שמחוץ לאינטרנט יכולים למקסם את מעורבות הלקוחות או המשתמשים, ולהפוך את האתר למכשיר לעבודה שוטפת. הדרך לאינטראקציה כזו עוברת דרך טפסים. החל מטפסים פשוטים ביותר, כמו זה של "צור קשר", שכולנו מכירים, ועד טפסים סבוכים המהווים שלב בתהליך העבודה עצמו – כמו טפסים שמטרתם קבלת הצעת מחיר, טפסים שמטרתם הרשמה לקורסים, טפסים שמטרתם הרשמה לארוע ועוד ועוד.
סוגי הטפסים מגוונים, והמאמץ הכרוך ביצירתם באתר הדינמי שונה. נתיחס כאן לשלושה סוגי טפסים מקובלים, שניתן לשלבם בפלטפורמה שלנו:

• טפסים שהם קבצים להורדה למחשב המשתמש
• טפסים המאפשרים טיפול בפרטים דרך האתר
• טפסים המהווים גשר למערכות המידע הפנימיות בארגון

ניהול מסמכים הכוללים טפסים

טפסים שהם קבצים להורדה למחשב המשתמש ניתן לשלב בפורמטים שונים – Word, Excel ו PDF הן דוגמאות מקובלות לפורמטים כאלה. הטפסים מופיעים כקישורים בדף באתר, והמשתמש מוריד אותם למחשב שלו באמצעות לחיצה על הקישור ושמירת הקובץ למקום נבחר במחשב. טופס כזה הוא הגמיש ביותר והפשוט ביותר לטיפול עצמאי – ניתן תמיד לשנות את קובץ הטופס עצמו, ולהעלות את הקובץ החדש במקום הקובץ הישן. מסיבה זו, סוג הטופס הזה הוא הנפוץ ביותר.
ואולם, הטפסים הללו יוצרים את הקשר החלש ביותר עם המשתמש. הקישור באתר מחליף למעשה העברת הטופס באימייל או בפקס, לעתים קרובות מאלץ את המשתמש להדפיס את הקובץ כדי למלא נתונים ידנית (נכון לפורמט PDF למשל), והקשר שלנו עם המשתמש ניתק ברגע שהוריד את הקובץ – אין לנו כל דרך לוודא שמי שהוריד את הטופס אכן יעשה בו שימוש, אין לנו פרטים של המשתמש שהוריד את הטופס שיאפשרו לנו המשך הקשר איתו, וגם אם הטופס המלא אכן נשלח אלינו, אין לנו כל דרך ממוכנת לטפל בפרטים שהוזנו אליו, ואנחנו חוזרים לדרך הידנית הישנה של הזנה (שלנו) את הפרטים ששלח לנו המשתמש או הלקוח הפוטנציאלי.
הזנה כפולה כזו, פעם אחת על ידי הלקוח ובפעם השניה על ידנו היא מתכון ברור לצווארי בקבוק וטעויות. זמן התגובה שלנו ללקוח הפוטנציאלי מתארך, תחושת הקשר המיידי עם האתר והחברה שאותה מייצג האתר מתעמעמת – אנחנו משיגים רק יתרון קל יחסית למצב שבו באתר אין טפסים כלל.

מודול טפסים באתר

טפסים המאפשרים הזנת פרטים ישירות לאתר מקדמים אותנו בצעד חשוב – המידע המוזן על ידי הלקוח מגיע לטיפולנו ללא צורך בהדפסה, סריקה, והזנה חוזרת. אנחנו תומכים במשתמשי האתר  בדרכים שונות: מציעים רשימות לבחירה של ערך ובכך מבהירים את כוונתנו בכל אחד מהפרמטרים שדורשים מענה, מסמנים את הנתונים שהם חובה למילוי לעומת אלה שאינם חובה, בודקים את סוג הנתונים המוזן ומוודאים שגיל המשתמש איננו מילה אלא מספר, ובסופו של דבר – הנתונים שהוזנו על ידי המשתמש איכותיים יותר ונשמרים באתר שלנו לטיפולנו, ואימייל המודיע על מילוי הטופס מגיע אלינו ומפנה אותנו לטיפול בפונים.
טפסים כאלה דורשים מומחיות רבה יותר בהקמתם ובשינוי שלהם, אבל תחושת הקשר שאנחנו יוצרים עם הלקוח חזקה יחסית ומיידית. בניגוד למצב של טופס להורדה, הלקוח איננו נדרש להחליט לפעול פעמים רבות במהלך הדרך – פעם אחת להוריד את המסמך ולהדפיס אותו, פעם נוספת למלא את הפרטים, פעם שלישית לסרוק את הטופס, ופעם רביעית לשלוח אותו – אלא מקבל החלטה אחת, מזין את הפרטים, ושולח. סיכויינו להגיע ללקוח גדלים כך משמעותית. גם חווית השירות של הלקוח באתר משתפרת, כמובן, מאד.
טפסים כאלה ניתן להקים באתר באמצעות מודול הטפסים או באמצעות פיתוח מודול ייעודי.

מודול הטפסים מאפשר לנו לייצר טפסים המכילים שדות שונים כשכל שדה יכול להיות מהסוגים הבאים: בחירת ערך מרשימת גלילה מוגדרת, בחירת ערך אחד או יותר מרשימת רדיו  או תיבות סימון מוגדרות, הכנסת טקסט בשורה אחת, הכנסת טקסט מרובה שורות וכדומה. בכל סוגי השדות ניתן לוודא בחירה של ערך אחד לפחות, ובתיבת הטקסט ניתן לאמת את הערך שהכניס המשתמש. לדוגמא, אם אנו מעוניינים שהמשתמש יציין גיל בטווח מסויים, נציג בפניו רשימת גלילה ובה הטווחים האפשריים לבחירתו ונוודא בחירת אחד מהם. אם אנו מבקשים שיכתוב את גילו בתיבת טקסט נוכל לוודא שהוא אכן כתב ספרות ולא אותיות.

המודול מספק יכולות רחבות מאוד ומאפשר יצירת מיני אפליקציות באתר, הכוללות זרימת עבודה (workflow) פשוטה. הפרטים שמזין המשתמש נשמרים במערכת וניתן לחזור אליהם בכל עת, ומערכת ההרשאות החכמה של המודול מאפשרת למנהלי האתר להחליט מי יכול לראות מה ולמי מותר לעדכן או להוסיף פרטים.  כך יכול טופס יחיד לשמש לשלבים שונים בזרימת העבודה, כשבכל שלב שונה הגדרת המשתמשים המורשים, שונים הפרטים המוצגים, ושונות הפעולות לביצוע.

אחד השימושים הנוחים שגילינו במודול זה הוא מערכת הגשת בקשות להצעות מחיר לסוכניות ביטוח. במודול הטפסים שיושם באתר של סוכן הביטוח ששון צ'קוטאי, למשל, ממלא הלקוח סידרה של טפסים, שחלקם כוללים נתונים מאובטחים ומיושמים בהתאם. לאחר שסיים את תהליך מילוי הטפסים, נשלח לסוכנות הביטוח אימייל הכולל את כלל הפרטים בפורמט הזהה לזה שנדרש על ידי חברת הביטוח עצמה – להדפיס ולשלוח. כך נחסכת עבודה רבה בצד הסוכנות,  הודאות לגבי מילוי כלל הפרטים והתאמת הנתונים שהוזנו לסוג הפרטים הנדרש מושלמות, והאינטראקציה כולה חינמית – אינטרנטית, ונגישה למשתמשים פוטנציאליים ברחבי העולם.

האתר כזרוע של המערכות הארגוניות

ועדיין – זה לא סוף הדרך, ואפשר להמשיך. ללקוחות וארגונים רבים יש מערכות מידע קיימות בארגון המטפלות בפעילות השוטפת. אלה יכולים להיות כלים ייעודיים שפותחו עבור הלקוח או על ידו לניהול הפעילות או כלי מדף כמו ERP או CRM – וכל מערכת אחרת הניזונה במידע. הנעת התהליכים המנוהלים על ידי המערכות הקיימות מתחילה, בדרך כלל, בהזנת מידע ידנית על ידי המשתמש – הלקוח. לדוגמא, הזנת לקוח פוטנציאלי למערכת תדרוש הזנת פרטים מינימליים לפחות על הלקוח. הזנת בקשה לקשר על ידי לקוח פוטנציאלי תדרוש הזנה של מידע נוסף.  הכי טוב היה, אילו הפרטים המוזנים באתר על ידי הלקוח או המשתמש היו מגיעים ישירות למערכת המידע – ומטופלים בה בתהליך הרגיל שבו אנחנו מטפלים במידע מסוג זה. אבל האם זה אפשרי?

כמובן שכן. טפסים שלהם ממשק ישיר למערכות המידע הם הדרך הנוחה והיעילה ביותר לאינטראקציה עם הלקוח, עבור לקוחות שיש להם מערכות מידע ניהוליות. מאחר שרוב החברות אינן מעוניינות לאפשר כניסת לקוחות לתוך המערכות עצמן, האתר יכול לשמש כזרוע אינטרנטית אל הלקוח, ולאפשר לו להזין פרטים שיקלטו למערכות הארגוניות.

הפניה אל המערכות מתבצעת לפי היכולת של המערכת הארגונית הקיימת – ככל שהמערכת פתוחה יותר לפניות מבחוץ (לחלק מהמערכות יש פרוטוקול אפליקטיבי מתאים לצרכים אלה, כלומר, הן מוכנות מראש לעיבוד הוראות ומידע המגיעים מבחוץ), כך יקל עלינו לבצע את האינטגרציה, השילוב, בין המערכת ובין האתר. במערכות אחרות, נדרשת לעתים גישה ישירה אל בסיס הנתונים – לפי כלליה של מערכת הקצה.

פיתוח טפסים ייעודיים כאלה יכול להתבסס על מודולים קיימים לפלטפורמה (מורכבים יותר ממודול הטפסים שאליו התיחסנו קודם) או על פיתוח מודול ייעודי עבור הלקוח על ידנו. באתרים שאינם דינמיים ובאתרים שאינם מבוססי פלטפורמה, ידרש פיתוח ייעודי מורכב יותר לנושא זה.

 מה מתאים לאתר שלכם?

התשובה היא כמובן – תלוי. כדי לענות ברצינות על השאלה הזו, צריך קודם כל לענות על מספר שאלות מקדימות:

  •  האם אתם ארגון שבו מערכות מידע קיימות הנותנות מענה סביר לתהליכי העבודה?
  • האם המערכות הללו חדשות וחדשניות יחסית, ומאפשרות פיתוח של ממשקים אליהן ומהן?
  • מהו קצב כניסת המידע הקיים ומהו הקצב הצפוי?
  • האם זול ומתאים לכם יותר לבצע תהליכים בצורה אוטומטית או שעבודה ידנית שלכם תהיה זולה יותר?

אם עניתם "כן" על השאלות הראשונות וקצב כניסת המידע בארגון שלכם מהיר, או צפוי להיות מהיר, כדאי בהחלט לשקול בחינה של פיתוח טפסים המתממשקים ישירות למערכות המידע.

אם, לעומת זאת, העסק שלכם עושה שימוש מועט במידע המגיע מבחוץ כדי להפעיל את תהליכי העבודה, סביר שתוכלו להרשות לעצמכם לעדכן את המערכות הפנימיות ידנית, ולעשות שימוש במודול הטפסים.

ומה אם המערכות הקיימות אינן תומכות בצורה טובה בתהליכים, או שהתהליכים אינם מוגדרים דיים כדי להשיב על השאלות המקדימות? במקרה כזה, טפסים הם פלסטר או אקמול – אפשר בהחלט להשתמש בטווח הקצר, אולם בטווח הארוך כדאי לבחון לעומק את מערכות המידע בכללותן, ולשקול פיתוח טפסים כמו פיתוח אחר רק לאחר שהחלטתם על סדר העדיפויות הנכון לכם להשקעה. באתר דינמי תוכלו להשתמש במודול מסמכים (להורדת טפסים) בהשקעה זניחה ועצמאית, או לבחור להשקיע מעט יותר ולהשתמש במודול הטפסים – ההחלטה היא שלכם.

כך או כך, ברוב המכריע של המקרים ניתן למצוא פתרון נוח ומתאים, לטווח הקצר או לטווח הארוך, שיאפשר ללקוחות אינטראקציה מלאה עם הארגון ועם התהליכים המתנהלים בו.