במסגרת הפתרונות שמציעה המחלקה לבעלי עסקים, מוקצים על ידי המחלקה יועצים מומחים בתחומים שונים לליווי הלקוח. היועצים מסייעים ללקוחות המחלקה לחונכות עסקית בתחומי ניהול עסקי, הכנת תכניות עסקיות, פיננסים, ניהול במצבי משבר, מיתוג ועוד תחומים רבים. המחלקה מממשת תכניות ממשלתיות שונות של סיוע לעסקים וחייבת על כן לעמוד בדרישות דיווח בהתאם לשימוש בסיוע ממשרדי הממשלה השונים.

בנוסף, היועצים מתוגמלים לפי שעות עבודה ומטבע הדברים המחלקה מנהלת מערך מורכב של דיווח ופיקוח על שעות היועצים.
בהקמת אתר האינטרנט של המחלקה לחונכות עסקית במטי ירושלים הוצבה הדרישה המרכזית לפיתוח מודול שיספק פתרון לדיווחי יועצים ולניהולם. מורכבות הפתרון נבעה ממספר גורמים עיקריים:

1. מתן האפשרות ליועצים לדווח על כל פגישת ייעוץ דרך האתר תוך בדיקת תוקף הדיווח בהתאם לדרישות מוגדרות מראש.
2. הטלת מגבלות ודרישות על דיווחי היועצים – לדוגמא בדיקת חריגה ממכסת שעות הייעוץ וכד'
3. מניעת קונפליקטים בדיווחי השעות
4. פיקוח על עמידת הדיווחים בדרישות המשרד הממשלתי הממן (למשל, חיוב העלאת קובץ דיווח על תוכן הפגישה)
5. פיקוח ואישור דיווחים על ידי מנהל – מנהלי המחלקה לחונכות עסקית מאשרים או דוחים דיווחים בהתאם לעמידת היועץ המדווח בדרישות. אי עמידה בדרישה מאפשרת למנהל לדחות את הדיווח והיועץ מקבל הודעה המבקשת תיקון הדוח.
6. יצירת דוחות המאפשרים למנהלים לעקוב אחר מצב הדיווחים וכן לסכם תקופות. הדוחות מאפשרים למנהלים לראות מצבי קיצון והקצאות דיווחים תקועות.

במהלך פיתוח המודול בוצע אפיון תוך כדי פעילות בשטח וזאת כדי להגיע אל כל אותן נקודות סמויות האופייניות לפרויקטים מורכבים ומתגלות רק תוך כדי הפעלת התכנה. שיתוף הפעולה של מחלקת החונכות העסקית ומנהליה סייעו רבות להבנה טובה של הצרכים ולפיתוח פתרון נכון לכל אתגר שהועלה מהשטח.

מבט יועץ – הצגת הפרויקטים שהיועץ מוצב אליהם.

מבט יועץ – מסך צפיה בדוחות היסטוריים.

מבט יועץ – מסך העלאת דיווחים וצפיה בדוחות השייכים לפרויקט. במסך זה גם ניתנת ליועץ האפשרות לשנות את הדוחות הקיימים במקרה של דחיית הדוח על ידי מנהל.

מבט מנהל – מסך המציג למנהל את דוחות היועצים הממתינים לאישור

מבט מנהל – מסך אישור או דחיה של דוחות

מבט מנהל – מסך דוחות