מקסימום תועלת במינימום מאמץ. איך עושים את זה.

כל כך הרבה לעשות - כל כך מעט זמן...

אנחנו אומרים ללקוחות: האתר צריך להיות מעודכן ולהראות מעודכן. אנחנו אומרים: אתם צריכים קשר קבוע עם הלקוחות על בסיס מידע רלבנטי. ומסביב גם, כדאי שיהיו לכם סרטי וידאו, מאד כדאי שיהיה ידיעון, הלקוחות מחכים לערך...

הקמה של אתר אינטרנט היא פרוייקט. בפעם הקודמת דיברנו על אפיון האתר – שלב ראשון בהקמה, ואחריו באים השלבים הבאים, כמו העיצוב, ההקמה, הזנת התוכן הראשונית. כל אלה הם עבודה תובענית, אבל זמנית. כמו כל פרוייקט – להקמה יש התחלה ויש סוף. ואז באים החיים האמיתיים.

אנחנו אומרים ללקוחות: האתר צריך להיות מעודכן ולהראות מעודכן. אנחנו אומרים: אתם צריכים קשר קבוע עם הלקוחות על בסיס מידע רלבנטי. ומסביב גם, כדאי שיהיו לכם סרטי וידאו, מאד כדאי שיהיה ידיעון, הלקוחות מחכים לערך…

פרוייקט ההקמה נגמר, ויש עוד כל כך הרבה מה לעשות, יש – ויהיה. איך מחליטים במה שווה להשקיע? החלטנו לאסוף כמה טיפים.

לו הייתי רוטשילד

הטיפ הראשון הוא להבחין בין השקעה בכסף ובין השקעה בעבודה. בארגונים רבים קל יותר להוציא כסף מלעשות את העבודה עצמאית – ובארגונים כאלה צריך אכן להוציא מקסימום עבודת עדכון החוצה, באמצעות מיקור חוץ (outsourcing). אנחנו, למשל, נותנים שירות כזה ללקוחות שלנו, וחוסכים הרבה מאד זמן בתמורה לכסף. יש חברות שנותנות שירותי תוכן – כותבות עבורכם, מצלמות עבורכם, מפיקות וידאו עבורכם. כל חברה כזו, כשהיא מקצועית – תחסוך לכם המון זמן בתמורה לכסף. אז כסף הוא הדרך הראשונה לחסוך במאמץ, ויש כמובן עוד.

מה אתם עושים ממילא

נסו לזהות את המידע שנאסף אצלכם ממילא. אם יש לכם מערכות פנימיות שבהן אתם מנהלים למשל את סטטוס הלקוח – הצגה שלו באתר תהיה הצגה של מידע שמנוהל ממילא. כך גם מחירון – אם אתם מנהלים אותו במערכת כלשהי. כך גם תשובות לשאלות של לקוחות, שאתם חוזרים ונותנים כששאלות נשאלות. אם יש שאלות קבועות כאלה – מענה עליהן בכתב יהיה חסכון של מאמץ ולא הוצאה של מאמץ. בדקו את תהליכי העבודה שלכם אחד לאחד – איפה אתם חוזרים ועושים מאמץ לצורך הפקת מידע? איפה אתם אוספים מידע מאורגן? גם קבצי אקסל יחשבו לצורך העניין! חפשו את המידע שאפשר לחשוף, גם אם החשיפה מוגבלת (לפי הרשאות) – ואתם על המסלול הנכון לחסכון בזמן ומאמץ.

חשיפת המידע ללקוחות יכולה להיות ידנית (אתם מקלידים פעם אחת את התשובה לשאלה החוזרת) או אוטומטית (אתם מבקשים מחברה מומחית לדבר להכין עבורכם ממשק למערכת) – וכמובן כרוכה בהשקעה ראשונית תמיד. אבל בדקו ותראו – ההשקעות הראשוניות האלה הן הדרך לחסכון, לא להוצאה.

פיזור המאמץ – בתוך הארגון

דרך נוספת לחסכון במאמץ היא שיתוף גורמים רבים ככל האפשר בהשקעת הזמן. נתחיל בגורמים בתוך הארגון: שימוש בזמן של גורמים רבים לא חוסך את המאמץ המצטבר, אבל בהחלט משפר את היכולת לעשות דברים רבים יותר, בפרט כשכל גורם בארגון אחראי על חלק מהאתר שנוגע אליו ישירות, שיש לו מומחיות בו, או שמביא תועלת ישירה לפעילות בתפקיד שלו.

למשל, הרבה יותר קל לאחראי על ההדרכה לייצר את התכנים לדפים הנוגעים להדרכה, מאשר לאחראי הכללי על האתר. גם משום שהתכנים האלה נגישים לו (נמצאים בצד הקדמי של הראש…), גם משום שהוא מכין אותם ממילא, גם משום שאם יכניס אותם לאתר יחסוך לעצמו משלוחים אישיים של התכנים ללקוחות הישירים שלו – לקוחות ההדרכה.

כלומר – צריך להקפיד שמערכת הניהול של האתר תאפשר ביזור של ההרשאות באופן שכל גורם בארגון יוכל לקבל הרשאות עריכה לחלקים הרלבנטיים עבורו, ועדיף לבחור במערכת שמאפשרת בקרה על החומרים המועלים אם בקרה כזו נדרשת, כך שגורמים רבים ככל האפשר בארגון יוכלו לתרום חומרים, וגורמי עריכה יוכלו לתקן, לערוך, להגיהה – ולשחרר לקהל הרחב.

קצת יותר מפוזר – תכנים מבחוץ

עד כאן עברנו על רשימה של טיפים שהביצוע שלהם בשליטתכם המלאה. אתם קובעים אילו עבודות תמירו בכסף, אתם קובעים אילו תכנים אתם מייצרים ממילא, אתם קובעים מי בתוך הארגון יוכל לייצר תכנים בצורה מיטבית בחלקים שונים באתר.

עכשיו אנחנו במקום פחות "נשלט", לפחות על פניו: קבלת תכנים מחוץ לארגון: לקוחות, מפיצים, סוכנים, שותפים.

אתם לא יכולים להורות לכל הגורמים האלה לייצר תכנים עבורכם, אבל אתם בהחלט יכולים ליצור מצב שבו יצירת התכנים על ידם כדאית עבורם. השיטות ליצירת הכדאיות מגוונות, וצר כאן המקום לתאר את כולן, אבל ניתן מספר דוגמאות:

  • אם אתם מייצרים מצב של תחרות נושאת פרסים, שבה לקוחות מוזמנים להעלות תכנים רלבנטיים, יש לכם סיכוי מצויין לשיתוף פעולה. תכנים מתאימים יכולים להיות – רעיונות מקוריים לשימוש במוצר שלכם, הצלחות שהמוצר שלכם הביא וכדומה – כל תוכן שקשור במוצר או בשירות שאתם נותנים, ושללקוחות יש אינטרס לחשוף אותו באמצעותכם. הפרס כאן יכול להיות קטן – משום שהתועלת בחשיפה ברורה…
  • אם אתם מוצאים שותפים שיש לכם סינרגיה איתם, באופן שאתם יכולים לחשוף תכנים שלהם באתר שלכם – ובתמורה הם יחשפו תכנים שלכם באתר שלהם, אתם מייצרים כך חומרים מעניינים ללא מאמץ (חוץ מהמאמץ הכרוך בפרסום החומר במקום המתאים באתר שלכם) – ובמקביל יוצרים חשיפה של חומרים שייצרתם כבר. שווה!
  • אם אתם מחפשים חומרים מעניינים בתחום שלכם באינטרנט ומוצאים תכנים בעלי ערך מוסף ללקוחות – עצם פרסום קיומם של התכנים הוא תוכן באתר שלכם, ללא ההשקעה הכרוכה בייצור התוכן. (ראו לדוגמא את הטיפ הקטן שהוספנו למאמר המערכת של הגיליון…)
  • אם אתם מצליחים להביא את הלקוחות להגיב באתר או לכתוב בפורום – נוצר תוכן ולא על ידכם…

כמובן שאפשר להמשיך ולחשוב, ועדיף לחשוב על מה שרלבנטי לכם ישירות – אבל אנחנו מקווים שהרעיונות הכלליים האלה יניעו אתכם לאיסוף של תוכן מהמקומות שבהם הוא קיים, ולהשקעת מאמץ יעילה במיוחד.

קדימה לעבודה

גם בחשיבה על פיזור המאמץ אפשר לעשות שימוש בכל אחד מהטיפים שלמעלה: אפשר להתייעץ עם גורם מקצועי בנושא של יצירת תוכן יעיל ושווק (כסף במקום עבודה), אפשר לבחון עם גורם המסוגל לנתח תהליכים מה יש לכם ממילא וכמה יעלה להפוך את עדכון האתר לאוטומטי, אפשר לעשות תחרות נושאת פרסים בתוך הארגון למי שיבוא עם רעיון מקורי לתכנים באתר שאינם כרוכים בהעסקת כותב בלוגים במשרה מלאה…

העיקר – להתחיל עכשיו! מחר יהיה מחר, זה נכון, ואז בטח יהיה לכם יותר זמן, והכל יהיה אחרת – או שלא. הטיפ הזה הוא לא מדעי, אלא יותר פילוסופיית חיים, אבל החלטנו לשתף אתכם גם בו – המאמץ של עכשיו הוא תמיד קטן יותר מהמאמץ של אחר כך.

בהצלחה, ואל תשכחו לכתוב לנו: שאלות, הערות, התיחסויות – אנחנו כאן!