תוסף ניהול אחזקה - פתרון לניהול ובקרה של בקשות תחזוקה

פיתוח ייעודי שלנו לקיבוץ מעברות

תוסף המאפשר ניהול מרכזי של אחזקה וענפיה השונים, תוך אינטראקציה בין הגורמים הרלבנטיים: מבקשי התחזוקה, מנהלי ענפי תחזוקה שונים, ומנהל התחזוקה המרכזי.

מודול המאפשר ניהול מרכזי של אחזקה וענפיה השונים, תוך אינטראקציה בין הגורמים הרלבנטיים: מבקשי התחזוקה, מנהלי ענפי תחזוקה שונים, ומנהל התחזוקה המרכזי. המודול פותח עבור קיבוץ מעברות, שלו מרכז אחזקה פעיל ומסודר, הדורש בקרה על התקדמות המענה לבקשות התחזוקה.

המודול, על יכולותיו השונות, הוא חלק פעיל ואינטגרטיבי לחלוטין עם אתר הקיבוץ. משתמשים הרשומים לאתר ובעלי הרשאה מתאימה באתר עצמו יכולים לעשות בו שימוש על פי תפקידם. הכניסה אליו מתפריטי האתר. באופן זה משולבים לחלוטין הפנים של ניהול מידע בקהילה, ושל ניהול פעילות הקהילה עצמה.

 תאור המהלך שלהלן הוא על פי צרכי קיבוץ מעברות, אולם ניתן להתאים את המודול למהלך העבודה התקין והמתאים לכל קיבוץ, קהילה ואירגון, וליישם ניהול מסודר ומבוקר של בקשות לתחזוקה על פי הצורך.

מבקשי התחזוקה הם כלל המשתמשים המורשים לכך, ובדרך כלל יהיו חברי היישוב או העובדים בארגון

החברים ממלאים טופס פשוט באתר. פרטי החבר או החברה מוצגים אוטומטית, ואילו פרטי הבקשה מוזנים לפי הצורך, ומתוך רשימה של סוגי שירות קבועים.

לאחר שמירת הטופס, מקבל החבר הודעה על הצלחת הפעולה, והבקשה נשלחת להמשך טיפול על ידי מנהל התחזוקה.

מערכת הניהול של המודול מאפשרת שליחת הודעת מייל אוטומטית למגיש הבקשה ולמנהל התחזוקה על הבקשה החדשה.

בשלב הראשון, הבקשה מאושרת על ידי המנהל ומופנית לענף המטפל המתאים. בשלב הבא, יטפל הענף המתאים בבקשה, יציין את הפעולות שבוצעו, וישנה את הסטטוס שלה לסטטוס המתאים. וביום שמש בהיר – הבקשה תסגר לאחר שטופלה כיאות.

בכל מהלך הפעילות הזה, יכול כל אחד מהחברים להכנס לרשימת הבקשות שלו עצמו ולבחון את סטטוס הטיפול בהן.

למנהל התחזוקה רשימה ייעודית עבורו, המאפשרת לו לבצע את כלל הפעילויות הכרוכות בניהול התחזוקה. בין השאר, יכול המנהל לחתוך את רשימת הבקשות ולטפל רק בבקשות הלא מאושרות. ניתן להכנס לפרטי כל בקשה, וניתן גם לסמן בקשות מרובות ולאשר את כולן בבת אחת בלחיצת כפתור.

רשימה זו מאפשרת מיון, חיתוך וחיפוש על פי פרמטרים רלבנטיים..

הרשימה מציגה איקונים שונים המאפשרים למנהל התחזוקה לקבל מידע רב על כל בקשה במבט בודד. כך למשל, מסומנות בקשות שהוזנו על ידי משתמשים שאינם עוד חברים באתר, ובקשות שאותן הזין מנהל התחזוקה עצמו עבור חברים מסיבות שונות. לאחר אישור הבקשה והפניתה למנהל הענף המתאים, עוברת הבקשה לשלבי הטיפול בפועל.

לכל אחד ממנהלי הענפים רשימת בקשות ייעודית, באמצעותה הוא מתעדכן ברשימת המטלות והפעילויות, ומעדכן את סטטוס הבקשות השונות.

הסטטוסים האפשריים הם: חדש, בטיפול, בוצע, הענף החזיר את הבקשה, ברור טלפוני ומעוכב. רשימה זו של סטטוסים נקבעת, כמובן, על ידי הלקוח.

הרשימה ניתנת לחיתוך לפי סטטוס, וגם להדפסה – כדרך לייצר רשימת פעילויות "לדרך" עבור מנהל הענף.

למודול התחזוקה ממשק ניהול המאפשר למנהל המודול לבחור בין אפשרויות שונות לשימוש בו. מנהל המודול יכול לקבוע אילו סטטוסים ינוהלו ובאילו צבעים יוצגו ומה יהיו סוגי הבקשות ולמי יופנו כברירת מחדל.  ניתן לקבוע ארועים נוספים שעליהם יקבלו המשתמשים הודעות מייל וכדומה. אתם מוזמנים לפנות אלינו ולבחון התאמת המודול לצרכי הקהילה או הארגון שלכם.

לתשומת לבכם: כל הפרטים המוצגים בתמונות מתוך מודול התחזוקה הם פרטי-דמה ואינם חושפים פרטים אישיים של חברי קיבוץ מעברות.