גוגל כשרת אימייל - שימוש ב Google Apps

שירות גוגל אפס Goole Apps

בעקבות שינויים במדיניות של גוגל, השירות כבר אינו ניתן חינם.

כל אדם המשתמש בשירותי מייל למעשה מחזיק חשבון בשרת כלשהו בעולם המשמש כנקודת איסוף ומשלוח למיילים הנשלחים אליו ומתקבלים ממנו. מאחר ומייל הינו שירות שאינו מיידי (כלומר, ברגע ששלחתי מייל הנמען אינו בהכרח נמצא און ליין כדי לקבל אותו, ואפילו אין תכנת המייל שלו פעילה בהכרח) יש צורך בנקודת איסוף שתחזיק את המיילים שלנו עד שתכנת המייל שלנו תוריד אותם למחשב שלנו וכן שהנמענים למיילים ששלחנו יורידו את המיילים למחשב שלהם.
נקודת האיסוף היא שרת מתווך הנקרא "שרת מייל"  שכל ייעודו הוא טיפול במיילים נכנסים ויוצאים.
באופן מסורתי חברה או אדם שבחרו שרת אירוח לאתר שלהם היו כבולים לשרתי המייל של אותה חברה ומערכת ניהולהמיילים היתה תלויה לחלוטין בחברה המארחת.
ניהול המיילים בחברה המארחת מסופק כשירות לבעלי אתרים לעיתים בתשלום ולעיתים כחלק מהסכם האירוח.
מאחר והודעות מייל מכילות בתוכן לעיתים קבצים בעלי נפח גבוה, אחסנת תוכן ההודעות לעיתים באה על חשבון נפח הדיסק המוקצה לאתר עצמו. (שכן מדובר בחבילת אירוח אחת.)

כמו כן, ברגע שלקוח של חברת אירוח מבקש להתנתק מהאירוח בחברה ולעבור לחברה אחרת נוצר בדרך כלל פער של כמה ימים עד שמערכת האימייל שלו חוזרת לתפקוד רגיל בשל השינוי בכתובת השרת. כמובן שלעיתים במצבים אלו חלק מהמיילים הולכים לאיבוד.

עם הקמתו של שירות גוגל אפס Goole Apps (השם בא מקיצור שמו של מערך היישומים הרחב שגוגל פיתחה הנקרא Google Applications) סיפקה גוגל בין השאר, שירות ניהול מייל בחינם (עד 50 תיבות מייל) שבשונה משירותי מייל חינם אחרים, כמו Gmail או Hotmail  שומר על הכתובת המקורית של המשתמש ולא מאלץ אותו להשתמש בכתובת כללית. לדוגמה בשירותי ג'ימייל הרגילים תהיה הכתובת שלי yehuda@gmail.com  בעוד שבשירות החדש הכתובות שלי היא yehuda@atarimtr.co.il למרות ששרת המייל שלנו הוא גוגל ולא חברת האירוח שבה האתר שלנו מאוחסן (במקרה שלנו האתר מתארח על שרת המנוהל על ידינו).
היכולת של גוגל לספק שירות זה מותנית בהפניית כל מייל יוצא או נכנס לשרת המייל של גוגל למרות שהסיומת אינה של גוגל.

כיצד נעשה הדבר?

(התיאור הבא הוא תיאור מפושט מאוד למען הקוראים הלא מעודכנים.)
ברחבי העולם קיימת רשת של שרתים המחזיקים רשימות של כל שם אתר.  שרתים אלו נקראים שרתי  DNS –  Domain Name Server
רשימות אלו מתעדכנות באופן אוטומטי ותדיר כך שבנוהל תקין ברגע שאתר אינטרנט עולה לאויר או משנה חברת אירוח הכתובת של השרת המארח החדש נכתבת לרשימות אלו.

כאשר אנו פותחים את הדפדפן שלנו וכותבים כתובת של אתר מסוים (או בוחרים מההיסטוריה או מרשימת המועדפים שלנו וכו') מתרחש התהליך הבא:
1. המחשב שלנו שולח את הכתובת הטקסטואלית שכתבנו לשרת המחזיק את הרשימות המוזכרות לעיל.
2. השרת מתרגם את הטקסט לקוד בן 16 ספרות הנקרא IP בפורמאט XXX.XXX.XXX.XXX
3. השרת בודק באיזה אתר מתארח האתר שאליו ברצוננו לפנות לפי הרשימות שלו.
4. השרת פונה לשרת האירוח של האתר שאליו אנו רוצים לפנות ומבקש ממנו להעביר את התוכן שביקשנו למחשב שלנו.

אותו תהליך מתבצע בעת שליחת וקבלת מייל, אם כי במספר שינויים:
1. כאשר את/ה שולח/ת מייל, ההודעה יוצאת מתכנת המייל (אאוטלוק, אאוטלוק אקספרס או כל תכנה אחרת) ופונה לשרת המייל שלך (שרת המייל ידוע לתכנה שלך דרך ההגדרות במחשב).
1. השרת בודק בשרתי ה DNS  מי הוא שרת המייל (בשונה משרת אירוח האתר למרות שיתכן ומדובר באותו שרת) המחזיק את הכתובת המופיעה במייל.
2. אחרי זיהוי שרת המייל של הנמען הוא מעביר אליו את הודעות המייל.
3. שרת המייל של הנמען מחזיק אצלו את הודעת המייל
4. הנמען מבצע בדיקת מייל (ידנית או אוטומטית) בתכנת המייל שלו
5. תכנת המייל פונה לשרת המייל שלו (הידועה לו דרך ההגדרות במחשב או פונה בעצמו לשרת DNS) ומבקשת את כל המיילים החדשים
6. שרת המייל מעביר לתכנת המייל של הנמען את ההודעות החדשות

מעיון בתהליך המתואר ברור כי שרתי האתר ושרתי המייל שלך לא חייבים להיות אותה יישות.
בביצוע העברת המיילים שלך לגוגל אנו מבצעים בדיוק פעולה זו של הפרדת שרת האתר שלך משרת המייל שלך.

בשרתי ה DNS  (השרתים המחזיקים את הרשימות לעיל) אנו מגדירים את שרת המייל של גוגל כשרת המייל שלך ולא משנים את כתובת השרת המחזיק את האתר שלך.

באופן זה, מעתה המיילים שתשלח/י או תקבל/י יעברו דרך שרת המייל של גוגל ואילו האתר שלך ימשיך להתארח בחברת האירוח שעמה יש לך הסכם אירוח לאתר.

ראו בתמונות למטה הצגה גראפית של ההבדל בין שני המצבים.

יתרונות השימוש בשירות גוגל הינם :

1. עד 7 GB נפח דיסק למשתמש – נפח הגדול עשרות מונים מהנפח המוצע בדרך כלל
2. אי תלות בספק האירוח – יצירת שרת מייל עצמאי ובלתי תלוי בספק האירוח שלכם הוא יתרון גדול שכן בעת העברת האתר ממארח למארח שירותי המייל שלכם אינם נפגעים ואינם מושהים
3. שימוש בשירותים רבי העצמה של גוגל – בעת הקמת חשבון השרת שלכם אתם יכולים לעשות שימוש בשירותים רבים וטובים של גוגל כמו ניהול מסמכים על הרשת, ניהול לוח שנה ואירועים הניתן לשיתוף ואחרים.
4. עד 50 חשבונות מייל חינם – חשבון מייל ה��א למעשה הקצאת תיבת מייל נפרדת למשתמשים שונים. לדוגמא, ronny@atarimtr.co.il, yehuda@atarimtr.co.il  ו gideon@atarimtr.co.il הם שלושה חשבונות מייל נפרדים המשרתים שלושה אנשים בחברת אתרים ת.ר.
5. גישה למייל מכל מקום כולל מטלפונים ניידים – מאחר והשירותים של גוגל הם שירותי רשת ולא שירותי מחשב שולחני, כל הפעילות מתבצעת דרך הדפדפן שלכם. המשמעות היא שבכל מכשיר היכול להתחבר לאינטרנט ניתן לעבוד עם שירותים אלו כולל ניהול מסמכים ולוח שנה. אין זה עומד בסתירה לכך שתוכלו עדיין להשתמש בתכנת המייל השולחנית שלכם. ראו בסעיף הבא.
6. ניהול חשבונות המייל שלכם דרך אאוטלוק  – ראו מדריך הגדרות לאאוטלוק בכתובת http://www.atarimtr.co.il/tabid/67/…fault.aspx המסביר כיצד ניתן להמשיך להשתמש בתכנת אאוטלוק בדיוק כפי שהשתמשתם עד כה.

תצורת מצב בו שרת אירוח האתר שלך מחזיק גם את ניהול המיילים שלך:

 

תצורת מצב בו יש הפרדה בין שרת אירוח האתר שלך ושרת ניהול המיילים שלך